Автоматически вставляем ссылки на счета в письма клиентов

Типовая ситуация, подготовлен очередной счет по запросу, как быстро и просто отправить его электронной почтой клиенту?

Как эта процедура происходит в штатном ПО Битрикс24.CRM?
  1. В полностью оформленной карточке сделки менеджер генерирует счет вручную.
  2. Сохраняет документ на своем диске.
  3. Пишет новое письмо, копирует ссылку на счет и вручную вставляет ее в тело письма.
  4. Или по старинке вкладывает подготовленный файл в форме вложения в «скрепку» письма.
  5. Отправляет письмо клиенту.
Как отправляем счета клиентам мы и некоторые наши заказчики?
  • На наших порталах установлено приложение для генерации системных и QR счетов.
  • Дальше открываем страницу CRM рабочего портала смоделируем описанную ситуацию и создаем тестовую сделку.
Заполним обязательные поля:
  1. Контакт.
  2. Компанию.
  3. Услугу (аренда сервера).
  • Запустим генерацию QR и обычного системного счетов.
  • Потом по сценарию менеджер вызывает шаблон типового письма и оправляет его клиенту.
  • Заполнение текста письма переменными данными клиентов и вложение готового счета выполняю роботы без участия человека.
Где живут шаблоны писем?
  • Страница CRM, вкладки настройки, «Работа с почтой», Почтовые шаблоны.
  • Создание шаблона-заготовки типового письма обычно трудностей не вызывает, так как это происходит в привычном текстовом редакторе.
  • Украсить шаблон можно «вишенками» в виде полей в которые будут автоматически подставляться личные (переменные) данные наших клиентов и конкретных сделок.
  • Обычно шаблону присваивают броское название однозначно его характеризующее, например, отправка счета на оплату клиенту и вставляют поле с номером заказа.
  • Выбор и подстановка полей сделки, которыми насыщаются тело письма происходит с помощью штатного инструмента (редактора Битрикс24). Для подстановки активируется режим корректировки (три точки в правой стороне карточки) и визуально производится выбор нужного поля.
  • Количество выбранных переменных полей в одном документе ограничивается только разумной практичностью.
Обычно это поля, содержащие информацию о:
  1. Личных данных клиента, форма обращения к нему.
  2. Номер и описание заказа.
  3. Сумма заказа.
  4. Номер и активная ссылка на файл счета.
  5. Контактные данные менеджера.
  • Место расположения переменных полей в тексте определяется автором шаблона и стилем письма.
  • Для того чтобы все сотрудники отдела могли пользоваться таким шаблоном и вели служебную переписку в едином корпоративном стиле, то сотрудник компании с правами администратора сохраняет шаблон с пометкой доступен для всех.
  • Если шаблон письма сохраняется сотрудником без общей пометки, то доступ к такому шаблону будет предоставлено только его автору.
Где живет приложение QR.FIX4.ORG?
  • Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
  • Установить приложение может администратор портала.
  • Наберите в поисковой строке «qr.fix или «QR.FIX4.ORG» и установите приложение.
Дальше необходимо:
  1. Открыть настройки в левом главном столбике меню портала.
  2. О том какие базовые настройки проводятся в приложения мы подробно обсуждали в предыдущих видеороликах, их можно посмотреть в нашем архиве на Ютуб канале.
  3. Сейчас мы рассмотрим только новые опции. Необходимо включить новую опцию: Сгенерировать счета в Б24 (PRO), Сохранить ID и URL в сделку.
Важно:
  • Не забудьте для удобства вручную вывести (вызвать) эти технические в информационной части карточки сделки.
  • Сохраните внесенные изменения с пометкой «для всех.»
  • Проверьте подключение и настройку почты к порталу.
  • Приготовьте «кошку» - стандартный почтовый шаблон для сотрудников отдела.
Где и на каких тарифах работает данный функционал?
Во всех.
Сколько стоит приложение?
Все наши приложения работают по подписке Маркет24 для Битрикс24.
Дополнительной оплаты не требуется.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube канал
  • Телеграм канал
  • Инстаграм канал
С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам