Как правильно организовать автоматическую рассылку e-mail писем потенциальным клиентам если почтовые адреса, были залиты в систему из внешних источников и построить последовательную цепочку сообщений? Как должна быть организована работа с ответными письмами клиентов?

Рассмотрим реальный пример рассылки, откроем портал, раздел CRM маркетинг (колонка левого главного меню) экрана. Посмотрим какие рассылки настроены. В качестве примера откроем рассылку писем клиентам в связи с новогодней акцией. Рассылка создана для отправки писем 3735-ти нашим потенциальным клиентам. Мы намерены совершить рассылку и с помощью штатного функционала Б24 провести анализ мероприятия.

Задача получить ответы на вопросы:

Сколько писем было доставлено с ошибкой?
Сколько людей отправило наше письмо в спам?

Если мы активируем штатном функционале Битрикс24.CRM поле «С ошибкой», то оно мало информативно и не позволяет делать какие-либо выводы.

Дело в том, что тут ошибки, только по адресам, где есть синтаксическая ошибка в адресе, например, русская бука, нет @ и т.д.

Тут нет ошибок связанных с отказом сервера принимать письма, переполненным ящикам, определениям письма, как спам и т.д.

Для объективного отражения ситуации воспользуемся нашим новым сервисом Mail.Fix4.org. Как работает сервис?

1. Откроем доступ к нашей почте (это отдельный специально выделенный под задачу рассылки почтовый ящик).
2. Видим, что нами сегодня (согласно сценария) осуществлена рассылка.
3. Во входящем ящике находится 627 писем автоматических уведомлений о том, что с пользователем какие-то проблемы.
4. Для демонстрации работы сервиса перенесем часть писем из отказов в ящик входящие. Сервис подключается к почтовому ящику (вводим логин + пароль) и запускает процедуру проверки почты, считывает письма, анализирует коды ошибок, «дергает» e-mail клиента, с помощью api интерфейса подключает почтовый сервис и вашу CRM Битрикс24.CRM (при необходимости к сервису могут быть подключены АМО CRM и 1С). Процедура проверки занимает некоторое время, обычно несколько минут. Пока идет обработка перенесенного нами пакета откроем второй почтовый ящик FBL. В этом почтовом ящике мы видим письмо, содержащее автоматический рапорт о том, что один из списка абонентов, а именно какой-то конкретный адресат отправил наше письмо в СПАМ.

 ВАЖНО:

Почтовые сервисы Яндекс, Майл и Гугл предоставляют услугу, которая дает возможность отследить тех адресатов, которые получили нашу рассылку и поместили ее в СПАМ.

Т.е. они сообщили почтовому сервису о том, что не нуждаются в доставке писем с нашего адреса и по какому именно письму. Данный сервис подключается на домен.

Наш сервис может быть подключен и работать с несколькими ящиками одновременно. Количество подключаемый почтовых ящиков не ограничено. В нашем примере мы подключили ящик info@ с которого отправляем письма потенциальным клиентам и FBL@ на котором аккумулируются «возвратные» письма, помеченные абонентами как СПАМ.

1. Вернемся к первому ящику, видим, что все письма были проанализированы и обработаны системой.
2. Копируем название одного проблемного почтового ящика.
3. Открываем CRM Битрикс24.CRM, раздел контакты, строчку поиск и вставляем копию адреса.
4. Система Б24 нашла нужный адрес, открыла карточку контакта.

• Видим, что система обновила данные карточки. В служебном разделе в полях (созданных системой автоматически при интеграции с сервисом mail.fix4.org) появилась новая информация о коде ошибки и строковая информация содержащая дату обработки, название ящика и текст ошибки.

Таким образом в независимости от источника происхождения карточки контакта в CRM системы происходит актуализация базы данных клиентов. При этом проблемный ящик сохраняется в карточке контакта. В случае если этот адресат напишет Вам письмо, то система, не смотря на предыдущую ошибку обработает его и создаст новый ЛИД. Если ЛИД будет хорошим, то после конвертации менеджер может поднять историю и сделать адрес активным.

Система фильтрации Битрикс24.CRM позволяет легко выделить все контакты по категориям ошибок и оптимизировать базу данных. Рассмотрим примеры:

1. Когда клиент при получении нашего письма нажал СПАМ. В его карточке отображается сообщение он «заспамил» письмо. Если это наш постоянный, целевой клиент, то это повод для звонка менеджера разобраться с причиной и поддержания контактов.
2. Когда в почтовом адресе ошибка, то это повод для звонка и утонить где именно ошибка.
3. Когда почтовый ящик не существует и отсутствует номер телефона, то данный контакт просто удаляется (вычищается) из базы данных.

Оптимизация и актуальность базы данных очень важны. Если Вы будете рассылать письма по недействующим или «СПАМ» адресам, то рейтинг вашего почтового сервера будет снижаться, падать и в итоге IP адрес сервера может быть заблокирован.

ВАЖНО. ВЫ МОЖЕТЕ!
При использовании в работе приложения Битрикс24.CRM Маркетинг делить ваших клиентов по категориям, настраивать сегменты и хранить информацию о всех клиентах по признаку деления по ошибкам.

При дальнейшей автоматической рассылки писем, посвященных конкретному поводу или событию исключать «ошибочные» контакты «мертвые души» из общего пакета, тем самым добиваясь максимального числа доставленных писем, направляя письма только активным партнерам, что автоматически повышает рейтинг вашего почтового сервиса.

Наше приложение mail.fix4.org работает по протоколу imap, т.е. со всеми почтовыми серверами, которые поддерживают данный протокол.

В следующих видео мы расскажем о том, как:

1. Можно настраивать наше приложение на анализ писем любого содержания, любых ключевых слов или групп.
2. Как на основании анализа создавать, например, новые тематические ЛИДы, Сделки или просматривать информацию платежек о оплате конкретных банковских счетов.
3. Как в случае обнаружения письма с оплатой конкретного счета приложение осуществлять вход в Битрикс24.CRM и включать робот автоматического перевода конкретной сделки в следующую стадию, подтверждая проведенную клиентом оплату.
4. Поговорим еще о десятке других вариантов, которые можно реализовать с помощью приложения mail-fix.

Условия подключения приложения:

Предоставляется свободный доступ к демо-версии в течении 30 дней. Если наше предложение Вас заинтересовала, напишите или позвоните мы обсудит дальнейшие условия.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»