Автоконвейер распределения лидов в рабочее время в Битрикс24.CRM

Каждый день в компанию приходят новые лиды из нескольких источников и разного уровня «прожарки-теплоты». Человек или робот, как получится или по регламенту, очень быстро или когда рак на горе свиснет должен оценить поток лидов и распределить его в работу не только между сотрудниками отдела продаж, но и специалистами других подразделений.

Распределение лидов между исполнителями естественно должно происходить с учетом личной загруженности и между сотрудниками, которые вышли и приступили к работе и при этом абсолютно не важно сколько в этот момент сотрудников теоретически на вас работает. Важно другое сколько из них в этот момент может контактировать с клиентами в CRM Битрикс24.

Как организовать и настроить автоматический конвейер лидов учитывающий статус рабочего дня с помощью штатного ПО Битрикс24.CRM?

Роботы в некоторой степени могут помогать автоматически распределять поступающие лиды ориентируясь на типовые примеры фиксированных условий, например, по привязке к конкретному источнику или выделенному полю. Однако привязать такие условия к присутствию исполнителя на рабочем месте, учитывать личную нагрузку и количество материалов, находящихся одновременно в работе не представляется возможным. Распределение обращений клиентов по разным направлениям и отделам достаточно затруднительное. И какой тогда смысл поручать сотруднику, который отсутствует работе с «дымящимся» от нетерпения клиентом.

Однозначно при такой ситуации клиент, репутация компании и возможная выгода будут потеряны. Если каждое начало рабочего дня администратор портала будет обязан вручную корректировать, прописывать изменяющиеся условия распределения, и перераспределять исполнителей, то ценность такой сомнительной автоматизации переходит в разряд самоотверженного трудового идиотизма.

фото 1.png
фото 2.png

А есть ли альтернатива?

Да, есть. Это самостоятельное применение приложений, легко настраиваемых собственниками порталов под различные сценарии и заточенных для решения задачи распределения лидов с учетом всех недостатков и пожеланий своими силами без привлечения сторонних специалистов.

Появилась новая доработанная версия приложения «Конвейер Лидов» [FREE-LEAD.FIX4.ORG] от разработчика Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF».

Цели, которые решает приложение «Конвейер Лидов», оно:
  • Отслеживает события и действия – создания, обновления лидов.
  • Определяет наступило ли у сотрудников рабочее время.
  • Какова нагрузка на каждого исполнителя.
  • Определяет ID лида попадающего под параметры распределения указанные в настройках приложения и отрабатывает сценарий.
  • В случае если в результате импорта в работу одновременно попадает много лидов, то включается технологическая 30 секундная пауза – задержка для устойчивости и безотказности работы приложения, при этом время 2-3 секунды на распределение на менеджера не изменяется.
  • Быстро распределяет новые лиды в работу.
Рекомендуемая воронка лидов при работе с приложением:

Стадия «Поиск дубликатов» (техническая) тут собираются все новые лиды. Стадия «Свободный лид», тут концентрируются все новые лиды у которых нет исполнителя.

Стадия «Менеджер назначен», тут собираются все лиды, за которыми приложение автоматически закрепило находящегося на рабочем месте исполнителя, у которого на текущее время наименьшая загруженность. В нашем примере приложение настроено так чтобы каждому свободному менеджеру отдела продаж минуя руководителя направлялся только один свободный лид.

Таким образом осуществляется равномерность распределения количества лидов, сокращается пауза и время, через которое лид ожидает перед попаданием в работу. Кроме всего такое решение позволяет решить старую проблему «несправедливого» перераспределения нагрузки, когда при условной норме в 10 элементов, один менеджер успевал обработать 2 лида, а второй все десять и по факту получалось что все новые лиды сыпались на того, кто и так вез весь воз.

фото 3.png
фото 4.png

В случае выхода на работу дополнительных сотрудников конвейер начинает раскручиваться и работать еще быстрее и при этом время ожидания клиентом сокращается. Дальше стадии лидов назначаются в привязке к конкретному бизнесу.

Где «живет» и как установить приложение «Конвейер Лидов» [FREE-LEAD.FIX4.ORG]?

Приложение приложения «Конвейер Лидов» [FREE-LEAD.FIX4.ORG] от Лаборатории автоматизации «‎LOG [IN] OFF» доступно и распространяется по подписке Маркет24.Битрикс. Его можно скачать и установить по ссылке или из раздела приложения на официальном сайте Битрикс24.CRM.

фото 5.png
фото 6.png

Что изменилось после доработки более ранней версии приложения под названием "Автоматический конвейер загруженности сотрудников [FREE.FIX4.ORG]?
  1. Изменился и упростился интерфейс.
  2. Можно создать, а потом при необходимости внести изменения в настройку миссии (сценария).
  3. Время реакции и распределения нового лида сократилось с 30 минут до 2-3 секунд.
  4. Появилась возможность растравлять приоритеты между несколькими миссиями.
фото 7.png
фото 8.png
фото 9.png
фото 10.png

Определение нагрузки менеджеров производится после каждого события и изменения в лидах.

Возможность анализа по источнику происхождения лида позволяет установить очередность обработки в зависимости от «подогретости» лида и расставлять приоритеты обработки так, например, возвращать холодные и отказные лиды в работу в последнюю очередь.

фото 11.png
фото 12.png

ВАЖНО:

*Опция проверки статуса дня и учета рабочего дня работает только для «Профессионального тарифа» и архивного «Компания» «Облака» и для всех редакций «Коробки».

Опция проверки статуса дня и учета рабочего дня работает только если все сотрудники, приступая к работе активируют соответствующую кнопку на интерфейсе портала.

Примеры типовых сценариев, которые чаще всего применяются нашими клиентами в повседневной работе:
  • Распределение новых лидов в работу между сотрудниками у которых по 1 лиду находится в работе исключая руководителя.
  • Распределение новых лидов в работу между сотрудниками у которых 4 лида одновременно находятся в работе исключая руководителя.
  • Приложение проверяет находится ли сотрудник на рабочем месте и потом распределяет лиды между всеми присутствующими*.
  • Лиды оцениваются по источникам, видам услуг и направляются в работу по разным отделам.
  • Все лиды по звонкам направляются сотрудникам Call центра, а по e-mail сотрудникам отдела продаж во вторую или в третью очередь.
  • Отказные лиды перераспределяются в качестве учебного материала или лида второго шанса в отдел «стажеров».
  • Лиды, созданные при импорте данных переносятся в специальную отказную стадию и потом в соответствии с личной нагрузкой и расставленными приоритетами равномерно автоматически добавляются в работу без участия и постоянного контроля руководителя.
Сколько стоит установка приложения?

Бесплатно если у Вас оформлена и действует подписка на Маркет24.Битрикс24. Если подписка на Маркет24.Битрикс24 не оформлена, то ее цена опубликована на официальном сайте Битрикс24.CRM и зависит от вашего используемого вами тарифа и стоимости лицензии.

фото 13.png
фото 14.png
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
  • YouTube Канал
  • Телеграм Канал
  • Инстаграм Канал
Ссылка на приложение.

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Вернуться к кейсам