Вопрос дня "Как улучшить показатели доставки почтового сервера, при рассылках из Битрикс24"

Продолжение темы CRM-маркетинг, пакетная рассылка писем из Битрикс24.

Для выполнения задачи к корпоративному порталу подключается отдельно выделенный почтовый сервер, через smtp канал.
Как правильно подключать сервер мы детально рассмотрели в предыдущем видео.
Подключение почтового сервера необходимо и делается для сбора корректных статистических данных по качеству работы с письмами.

Для того чтобы «доставляемость» писем по «холодным» адресам возрастала, необходимо стремится улучшать показатели сервера.
Важным элементом работы с письмами является обработка сообщений, которые возвращаются к нам после рассылок – это своеобразная обратная связь на действия абонента.
Например, если не учитывать реакцию адресата, который отправил наше письмо в СПАМ и продолжать слать ему или на неработающий почтовый ящик письма, то показатели нашего почтового сервера будут падать каждый день и в результате эффективность рассылки будет низкой.

Рассмотрим наиболее часто встречающие вопросы, причины, которые понижают эффективность работы почтового сервера и действия, которые нужно предпринимать:
  • По каким критериям оценивается работа почтового сервера?
  • Что влияет на показатели работы почтового сервера?
  • Какие последствия ожидают автора рассылок при низких показателях работы почтового сервера?

Не работает e-mail ящик?
  • Техническая причина (ошибка в имени, проблемы с доменом, проблемы с сетью и т.д. и т.п.) в результате которой письмо не может быть доставлено адресату.
  • Когда защита принимающего почтового сервера «ловит» наше письмо и отправляет в «спам» в результате чего письмо не попадает в почтовый ящик адресата.

    Действия:
  • Перед каждой новой отправкой нам нужно исключать из рассылки те e-mail адреса c которыми есть технические проблемы и у который включена спам-защита.

Что делать с «плохими» почтовыми ящиками?
  • Нужно - исключить из списка рассылок всех пользователей, которые при получении нашего письма пометили его как «спам» и у которых не работают почтовые ящики?

Как исключить «плохие» e-mail адреса из базы данных?
  • В Б24 в модуле «почта» мы создаем и подключаем два почтовых ящика:
    ‣ Contact info (в этом ящике собираются и хранятся ответы клиентов, «обратные» уведомления от почтовых серверов с уведомлением кодов ошибок и письма клиентов с просьбой исключить их из списка получателей).
    ‣ FBL (в этом ящике собираются и хранятся «обратные» уведомления от адресатов на наши исходящие письма, когда получатели пометили их как «спам»).

Первое что нужно сделать это обработать обратные письма с ящика FBL.
«Обратное» уведомление обычно состоит из двух файлов. В файле «большего» размера содержится подробный лог.
  • Скачиваем файл и открываем его в обычном блокноте.
  • В логе поиском по ключевому слову «from» ищем и копируем почтовый ящик спам-адресата.
  • Возвращаемся в корпоративный портал, в раздел «Контакты», включаем фильтр, вставляем в поисковую строку фильтра спам-адреса, ищем нужную карточку и вносим квалификационные данные в дополнительные поля списки (Да/Нет) и сохраняем карточку:
    ‣ Нажал на спам;
    ‣ Не рабочий адрес;
    Сервер получателя считаем письмо спамом.

ВАЖНО!
Если карточка спам-клиента была добавлена в каталог в результате импорта внешних данных или заведена менеджером «вручную», то она будет найдена. Если массовая рассылка была осуществлена напрямую из внешней почтовой программы минуя Б24, то адрес найти не получится.
  • Если e-mail спам-клиента не найден, то создается новый контакт, куда заносятся его почтовый адрес с пометкой -СПАМ.
  • После внесения изменения в карточку «контакта» «обратное» письмо клиента может быть удалено как не нужное.

ВАЖНО!
Во избежание снижения показателей работы почтового сервера, пока не обработаны и не удалены все «обратные» письма ящика FBL, не рекомендуется осуществлять следующую рассылку писем клиентам.

Зачем нужно вносить эту информацию?
  • Для того чтобы система автоматически исключила данного спам-адресата из возможного списка рассылок в независимости кто и по какому поводу в компании готовится осуществить подобное поручение.
ВАЖНО! Почему «доставляемость» писем почтового сервера падает?
  • Рассылка e-mail сообщений по «холодным» адресам, возврат «обратных спам-уведомлений» приводит к понижению показателей.
  • Постоянная «чистка» и исключение из списков «проблемных» адресов и рассылка «существующим» клиентам (которые ждут от вас письма) улучшают показатели.
  • Таким образом исключение из базы данных «плохих адресов» способствует бесперебойной работе почтового сервера.
  • После очередной «чистки» каждый следующая рассылка поднимает доверие к вашему почтовому серверу.

Ищем второе письмо, скачиваем, открываем в блокноте, ищем e-mail, копируем, возвращаемся в портал, раздел контакты, осуществляем поиск. Система ничего не находит. Вероятно, данный адрес был набран вручную без создания карточки или скопирован из внешнего источника.

Действия менеджера:
  • Создать новую карточку
  • Заполнить личные данные ФИО
  • Заполнить поле e-mail
  • Отметить причину попадания письма в ящик FBL

Как это работает?
  • Вы рассылаете письма
  • Часть писем возвращает уведомления, например, с пометкой спам и перемещается в ящик FBL.
  • Вы обрабатываете «обратные» уведомления и вносите изменения в карточки Контактов.
  • Все карточки с проставленными причинами по которым ваши письма не были доставлены адресатам автоматически перемещаются в соответствующие сегменты CRM – маркетинг.

О чем говорит большое количество «обратных» уведомлений в ящике FBL после очередной рассылки?
  • Что письма были отравлены адресатам не целевой аудитории.
  • Содержание письма не корректно.
  • Контент создан неправильно.

Возвращается к основной почте «Contact info»
Часто в этом ящике собираются сообщения – которые начинаются со слов mail delivery system…
В нашем примере, мы видим порядка 800 таких писем – уведомлений. В тексте уведомления, обычно сообщается о том, что при доставке на e-mail адрес произошла ошибка и приводится только ее код, например, 554 (почтовый сервер клиента не разрешает положить ваше сообщение в почтовый ящик адресата, потому что оно спам-фильтром признано не желательным).
Часто рядом с кодом, например, ошибка 552 есть описание - содержимое почтового ящика достигло своего максимального размера.
Если нет расшифровки значения кода, то GOOGLE или сервис Е-почта подскажут вам, что означает это ошибка. В конце видео имеется прямая адресная ссылка на популярный справочник.

Что произошло при ошибке 554?
  • Вы направили письмо адресату.
  • Почтовый сервер адресата получил ваше письмо, но настроенный по каким-то параметрам фильтр отсеивает письмо, отправляет его в спам, а сервер клиента автоматически отправляет вам уведомление от этом.

Что делать в таком случае?
  • Внести в карточки контакты, что - Сервер получателя считаем письмо спамом.
  • Мы считаем, что почтовые адреса с которых пришли уведомления о том, что ваши письма фильтром отправлены в спам, потенциально рабочие и в дальнейшем попробуем еще несколько раз «достучатся» до клиентов. Одной из причин такого сценария, являются не высокие показатели нашего почтового сервера в момент запуска проекта. По мере «прогрева» - увеличения значения показателей почтового сервера повторная попытка отправить письма таким проблемным адресатам часто завершается успехом.

Что делать, если в описании ошибки 554 есть уточнение – что почтовый ящик адресата выключен или код ошибки 552?
  • Ошибка 554, вы отправили письмо адресату, но почтовый ящик клиента не рабочий и сервер не может выполнить свою работу.
  • Ошибка 552, вы отправили письмо адресату, но его почтовый ящик переполнен и сервер не может выполнить свою работу.
  • В этом случае нужно внести в карточки контакты, информацию и выставить флаг - Не рабочий адрес.

О чем говорит большое количество «обратных» уведомлений в ящике «Contact info» после очередной рассылки?
  • Если ошибка «Не рабочий адрес», то вероятно данный адрес абонента попал в список рассылки из устаревших отрытых источников и утратил свою актуальность.

ВАЖНО!
  • Если рассылка писем ведется по базам с большим количеством e-mail адресов, то обработка обратный уведомлений утомительна и занимает значительное время.
  • Чтение обратных уведомлений может обрабатываться специальным модулем, сортироваться по кодам ошибок и разносится системой по сегментам CRM – маркетинг в автоматическом режиме. Подробно о работе этого модуля и его возможностях мы расскажем в отдельном видеоролике.
  • Удаленные письма при необходимости могут быть восстановлены из корзины (входящие письма). Для работы с ними необходимо произвести соответствующие настройки почты.

ВАЖНО! Письма в почтовом ящике «Contact info» являются списком заданий для ответственного за рассылку писем менеджера и удаляются по мере обработки карточек.

Что делать если нужно осуществить новую пакетную рассылку писем?
  • Исключить из рассылки сегменты со списками «плохих» e-mail адресатов.
  • Подготовить новое письмо и дублировать его в сегменты «хороших» e-mail адресатов.

 Возможности автоматической обработки и развития действующей системы:
  • Установка дополнительного модуля автоматической обработки ответных писем и уведомлений серверов клиентов. Подробности, комментарии и ссылка на видеоролик полной автоматизации прилагаются в описании ролика.
  • Автоматический подсчет числа отправленных, полученных, прочитанных, доставленных, не доставленных и помещенных в спам писем.

Вернуться к кейсам