Управление почтовыми шаблонами в CRM Битрикс24

Ранее в одном видеоролике мы рассмотрели пример, быстрой рассылки почтовых сообщений клиентам из CRM с помощью шаблонов.

Как показала практика, менеджеры без труда создают для себя личные заготовки-шаблоны, но по причине «слабой» подготовки по истечении времени забывают, как они это делали и как можно внести изменения в уже существующие шаблоны.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся варианты совершаемых ошибок и «затруднений».
Откроем рабочий портал от имени пользователя, сущность ЛИД и попробуем отправить шаблонное письмо клиенту. Активируем кнопку создать письмо.

В разделе шаблоны видим пять шаблонов с одним названием «Договор». Все договора имеют разное содержание и не понятно в каком шаблоне какой именно.
Это первая и часто встречающаяся ошибка, когда автор нескольким шаблонам присваивает одинаковые, безликие имена и потом не помнит, что в них написано пока на откроет или не сгенерирует новое письмо.
Столкнувшись с подобным у менеджеров возникают вопросы как навести порядок с названиями и как внести изменения в тело письма шаблонов?

Проведем разбор нашей ситуации.
Откроем портал от имени администратора портала, раздел ЛИДы, карточку нового ЛИДа, попробуем отправить e-mail сообщение. В разделе шаблоны – пусто, нет доступа ни к одному шаблону.
Откроем раздел CRM, настройки, вкладку «Работа с почтой», вкладку «Почтовые шаблоны», видим содержимое вкладки общих шаблонов пусто, нет ни одного доступного шаблона.
Пройдем тот же путь с правами рядового пользователя (менеджера от имени, которого мы открыли портал в начале ролика).
Шаблоны найдены. Их создал конкретный пользователь, он автор и только он может их открывать, править и удалять.

ВАЖНО:
  1. Почтовые шаблоны, созданные пользователем (личные) и они доступны только ему.
  2. Чтобы единые корпоративные шаблоны писем компании были доступны для всех сотрудников они должны быть созданы в общих настройках CRM администратором портала.

В общих настройках портала (в режиме администратора) создадим общий, глобальный, доступный для всех сотрудников портала шаблон письма в ЛИДах к клиенту с уведомлением его о том, что менеджер не может до него дозвонится.

Для того чтобы шаблон был универсальным для всех ЛИДов, чтобы имя клиента, к которому мы обращаемся и контактные данные менеджера переносились автоматически из ЛИДа в письмо клиенту, необходимо правильно разработать и подготовить структуру письма.

Настроем основные параметры шаблона:
  • Название (индивидуальное и желательно должно однозначно передавать суть письма)
  • Кто является отправителем (отправитель по умолчанию — это менеджер который пишет письмо, но можно указать и конкретно что письмо написано от лица конкретной компании)
  • Привязку к сущности с которой будет работать шаблон (выбираем ЛИД)
  • Тему письма (Обычно отображает главную цель, мысль письма). Тема письма должна быть сформулирована так чтобы при подстановке ее в тело письма не нарушался общий смысл и грамотность изложения.
  • В местах где должны находится переменные данные в тело письма необходимо прописать коды соответствующих полей из карточки ЛИДа (система предоставляет доступ к привязанной сущности, см. настройки выше). Нужные коды полей подставляются с помощью встроенного редактора. Для вставки нужного поля необходимо активировать кнопку (три точки) расположенную с права в командной строке блока тела письма. Перенос и вставка кода осуществляются стандартно нажатием клавиши манипулятора «мышь». Выбор кода - из выпадающего списка. Выбираем и перенесем данные:
  • Имя клиента (к кому обращаемся)
  • Тему письма
  • Полное имя (менеджера)
  • Номер мобильного телефона
  • E-mail

ВАЖНО, только администратор может активировать шаблон и включить опцию – доступен для всех.

Вернуться к кейсам