Сотрудники компании по работе с претензиями регистрируют все обращения клиентов и фотографии с выявленными дефектами в карточке сделки CRM Битрикс24.

Отвечаем на вопрос: Можно ли в карточку претензии вкладывать непосредственно фотографию, а не ссылку на место ее хранения?

Реализованный проект.

Откроем корпоративный портал, раздел CRM, карточку сделки.
В карточке зарегистрировано обращение клиента с претензией на качество оказанной услуги.
К карточке прикреплены файлы с копиями документов на покупку, гарантийного сертификата, заявление, заключения специалистов и ссылки на фотографии с демонстрацией выявленных дефектов.
Ссылки на документы и фото хранятся в множественном поле типа строка. Для того чтобы ознакомится с документами менеджеру необходимо скопировать каждую ссылку и открыть ее в браузере. Документы открываются последовательно в соседнем окне и одновременная работа с карточкой сделки и документами вызванная необходимостью сопряжена большими неудобствами. В случае если сотрудникам других отделов необходимо получить доступ к документам, то им необходимо предоставить доступ к следке или пересылать ссылки.
Обновление и добавление документов возможно только в карточке сделки ответственным менеджером.

Почему это происходит?
Дело в том, что все сделки в Битрикс24 генерируются, а фотографии и документы хранятся на внешнем сайте. Для того чтобы поместить файлы в поля сделки в которых они должны хранится необходимо сконвертировать их в служебный формат Б64. Процедура конвертации, передачи и обратного запроса на скачивание и открытие занимает определенное время, зависит от размера файла и осуществляется с использованием методов rest api.

Мы предложили изменить типовую схему, отказаться от традиционного способа хранения ссылок на документы и подключить небольшой бизнес-процесс (робот) с помощью которого при в входе в сделку происходит автоматическое открытие фото документов непосредственно в информационной части карточки сделки Битрикс24. Открытие документов формата PDF осуществляется прямой ссылкой и одним кликом клавишей манипулятора мышь без традиционного копирования строки и активации ее в командном поле браузера.

Все фотографии и документы при необходимости могут быть легко скопированы на любой электронный носитель или в соседнее окно компьютера обычным способом.

Дальнейшее развитие предложенного нами решения, предлагает подключение еще одного робота автоматизации который будет отвечать за автоматическое создание на корпоративном облачном диске компании индивидуальных папок по работе с претензиями для каждой сделки и сохранения копий всех документов для быстрого, удаленного и коллективного доступа всех заинтересованных лиц компании, работающих с конкретной проблемой клиента. Такое решение предоставляет возможность сотрудникам разных отелов компании одновременно работать с документами без необходимости входа непосредственно в сделку на своем персональном КП или телефоне.
В случае если кто-то из сотрудников компании добавить в папку новый документ, то при условии, что у ответственного менеджера активирована программа синхронизации диска, произойдет автоматическое обновление информации и подкачивание изменений, дополнений и связей в сделку.