Стандартизация подготовки и рассылки памяток для участникм мероприятий из CRM Битрикс24


Пример: Организатор проводит регулярные, плановые тематические онлайн конференции. Одним из этапов сделки обеспечивающей условия проведения мероприятия, является этап отправки клиенту памятки (руководства, логина и пароля для доступа на корпоративный портал мероприятия).

Работа менеджера до внедрения метода:
  1. Менеджер в карточке сделка в ручную запускает почтовый интерфейс и создает письмо клиенту.
  2. По правилам, менеджер должен в теле письма заполнить для клиента несколько обязательных строк: Обращение к клиенту, название, дата и время начала мероприятия, логин и пароль… . Автоматически система заполняет только почтовый адрес и «Комплимент» - слова благодарности, данные менеджера и контактные данные компании.
  3. При ротации менеджеров, для подготовки к самостоятельной работе нового сотрудника, тратится значительное время и ресурсы на ознакомление с правилами, передачу шаблонов, проверку усвоения и контроля правильности заполнения обязательный строк подготовленных писем.

Работа менеджера после внедрения метода:
  1. При переходе на этап сделки отправка памятки, для менеджера автоматически открывается карточка - запрос дополнительных данных.
  2. Менеджер заполняет - переносит обязательные поля: Логин, пароль, ссылку, дату начала мероприятия для клиента (эти данные для клиента система подготовила в предыдущих бизнес-процессах) и завершает процесс.
  3. Система автоматически подготовит письмо клиенту, подставит обязательные строки, проверит ошибки и отправит письмо-памятку клиенту.

Результаты внедрения:
  1. Время подготовки письма-памятки клиенту с минимальными ошибками сократилось в несколько раз.
  2. Все письма подготовлены по единому стандарту.
  3. Система ведет детальный учет и архив писем клиентам.
  4. Сокращено время на подготовку нового сотрудника.
  5. Минимизирована вероятность ошибок по причинам человеческого фактора (необученность, усталость, невнимательность).
  6. Отпадает необходимость функции дополнительного контроля содержимого писем.
  7. Освобождается рабочее время менеджеров, руководителей проектов и снижаются материальные траты на обеспечение данной стадии сделки.


Выкладка расчетов экономии времени и материальных затрат после внедрения метода:

Обычно: 
  • менеджер тратит на подготовку 1 письма в среднем 4,5 мин
  • среднее количество писем на отправку = 20
  • Итого 90 минут, 1,5 часа в день
  • условный час работы менеджера = 357 руб. (при ЗП 60000 в месяц)
  • при условии обслуживании 5 мероприятий 1 менеджером в месяц затраты = 2679 руб.
  • при работе 5 менеджеров затраты составят = 13393 руб/месяц и 160714 руб/год

    Если грубо считать,что введение метода стандартизации позволяет сократить время на подготовку писем-памяток в два раза, то положительный эффект составит минимум 80357 рублей в год. В действительности положительный эффект значительно выше, так как при расчетах не учитывались затраты на функции контролера (проверки) и время на исправление ошибок в случае неправильной подготовки письма.

Вернуться к кейсам