Согласование и оплата счетов любых контрагентов в 1 клик Битрикс24

Как происходит типовая процедура оплаты счетов компании сейчас?
  • Контрагент направляет счет менеджеру компании. Менеджер согласует его оплату с руководителем и передает копию счета бухгалтеру или руководителю, если он одновременно является гл. бухгалтером компании. Часто в небольших компаниях эту роль выполняет непосредственно руководитель или аудитор.
  • Количество свободных средств на счету компании известно только руководителю и не всегда менеджеру понятно, когда будет проведена оплата счета.
  • С бумажного счета, с электронного файла вручную или копированием «куча» разных обязательных реквизитов, счетов и назначение платежей переносится в карточку банковского web модуля и совершается оплата. При переносе данных не редко происходят ошибки и как результат тратится время на их исправление или даже возврат оплаченных сумм.
  • Менеджеры постоянно теребят ответственного за оплату, интересуются результатами и временем оплаты.

Можно ли?
  • Оптимизировать и упростить данную процедуру используя современные средства автоматизации?
  • Понимать и оценивать объемы обязательных платежей?
  • Планировать и равномерно распределять финансовую нагрузку платежей в течении времени?
  • Сократить время процедуры?
  • Уменьшить и избегать ошибок при заполнении обязательных полей?
  • Установить автоматическое оповещение менеджеров о статусе «своих» счетов.

Рассмотрим типовой пример:
  • Мы получили электронную копию счета в формате PDF
  • Предает его ответственному или руководителю.
  • Руководитель открываем web версию клиент банка, заполняет логин, пароль, открывает доступ
  • Создает новый платеж
  • Переносит:
    ‣ ИНН,
    ‣ КПП,
    ‣ счет получателя,
    ‣ название, назначение счета,
    ‣ БИК,
    ‣ сумму счета,
    ‣ НДС,
    ‣ указывает ссылку на номер договора.
  • «Подписывает» - отправляет счет.
  • Ожидаем подтверждение банка.
  • Вводит код подтверждения SMS
  • Процедура завершена, среднее время выполнения операции порядка 5 минут.
  • Ответственный (руководитель) не всегда сразу информирует менеджера о завершении процедуры оплаты.
  • При условии оплаты 2-х счетов в день, простой расчет показывает, что оплата счетов занимает порядка 48 часов или 6 рабочих дней в году. В денежном эквиваленте это рабочее время соответствует в среднем 25000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 11000 руб.

Как происходит оплата счетов после оптимизации и подключения модуля:
  • Менеджер на своем портале входит в бизнес процесс в ленте.
  • Открывает заявку добавить оплату счета
  • Переносит одним кликом в поле копию содержимого счета.
  • Отмечает поле с датой, когда желательно оплатить счет.
  • Делает привязку к проекту, по которому осуществляется платеж что позволяет вести учет всех расходов по проекту.
  • Закрывает заявку.
  • Система отправляет уведомление руководителю и ставить ему задачу, в которой прописаны все ключевые данные счета и формируется QR код для быстрой оплаты. Крайний срок задачи – дата желательной оплаты, которую указал менеджер в своей заявке.
  • Руководитель видит в режиме реального времени все обязательные платежи, сроки оплаты и может оперативно и гибко планировать график оплаты.
  • В случае если руководитель сразу оплачивает счет, он закрывает задачу, и менеджер получает автоматическое уведомление о том, что процедура завершена, его счет оплачен.
  • Если руководитель откладывает оплату, то менеджер понимает, что его заявка в работе находится в режиме ожидания.
  • Как руководитель осуществляет оплату?
    ‣ Он открывает мобильное приложение
    ‣ Выбирает опцию оплатить
    ‣ Опцию сканировать QR-код, считывает код
    ‣ Приложение распознает код и переносит все ключевые данные.
    ‣ Руководитель выбирает (если это необходимо) НДС и осуществляет оплату
    ‣ Максимальное время, потраченное на данную операцию даже с натягом, не превышает 1 минуты, т.е. в 5 раз быстрее типового примера, рассмотренного выше.
  • При условии оплаты 2-х счетов в день, оплата занимает порядка 10 часов или 1,2 дней в году. В денежном эквиваленте это высвободившееся время и экономия 20000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 9000.
  • В результате теперь есть удобный инструмент безошибочного ввода данных при заполнении реквизитов, регулятор и график платежей, информатор заинтересованных сотрудников о статусе оплаты счетов.
  • Если компания проводит ежедневную оплату порядка 10 счетов, то экономия времени и средств по снисходительным расчетам превышает порядка 100000 в год.

Вернуться к кейсам