Согласование и оплата счетов любых контрагентов в 1 клик Битрикс24

Как происходит типовая процедура оплаты счетов компании сейчас?

Контрагент направляет счет менеджеру компании. Менеджер согласует его оплату с руководителем и передает копию счета бухгалтеру или руководителю, если он одновременно является гл. бухгалтером компании. Часто в небольших компаниях эту роль выполняет непосредственно руководитель или аудитор.
Количество свободных средств на счету компании известно только руководителю и не всегда менеджеру понятно, когда будет проведена оплата счета.
С бумажного счета, с электронного файла вручную или копированием «куча» разных обязательных реквизитов, счетов и назначение платежей переносится в карточку банковского web модуля и совершается оплата. При переносе данных не редко происходят ошибки и как результат тратится время на их исправление или даже возврат оплаченных сумм.
Менеджеры постоянно теребят ответственного за оплату, интересуются результатами и временем оплаты.

Можно ли?

Оптимизировать и упростить данную процедуру используя современные средства автоматизации?
Понимать и оценивать объемы обязательных платежей?
Планировать и равномерно распределять финансовую нагрузку платежей в течении времени?
Сократить время процедуры?
Уменьшить и избегать ошибок при заполнении обязательных полей?
Установить автоматическое оповещение менеджеров о статусе «своих» счетов.

Рассмотрим типовой пример:

Мы получили электронную копию счета в формате PDF
Предает его ответственному или руководителю.
Руководитель открываем web версию клиент банка, заполняет логин, пароль, открывает доступ
Создает новый платеж
Переносит:
‣ ИНН,
‣ КПП,
‣ счет получателя,
‣ название, назначение счета,
‣ БИК,
‣ сумму счета,
‣ НДС,
‣ указывает ссылку на номер договора.
«Подписывает» - отправляет счет.
Ожидаем подтверждение банка.
Вводит код подтверждения SMS
Процедура завершена, среднее время выполнения операции порядка 5 минут.
Ответственный (руководитель) не всегда сразу информирует менеджера о завершении процедуры оплаты.
При условии оплаты 2-х счетов в день, простой расчет показывает, что оплата счетов занимает порядка 48 часов или 6 рабочих дней в году. В денежном эквиваленте это рабочее время соответствует в среднем 25000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 11000 руб.

Как происходит оплата счетов после оптимизации и подключения модуля:

Менеджер на своем портале входит в бизнес процесс в ленте.
Открывает заявку добавить оплату счета
Переносит одним кликом в поле копию содержимого счета.
Отмечает поле с датой, когда желательно оплатить счет.
Делает привязку к проекту, по которому осуществляется платеж что позволяет вести учет всех расходов по проекту.
Закрывает заявку.
Система отправляет уведомление руководителю и ставить ему задачу, в которой прописаны все ключевые данные счета и формируется QR код для быстрой оплаты. Крайний срок задачи – дата желательной оплаты, которую указал менеджер в своей заявке.
Руководитель видит в режиме реального времени все обязательные платежи, сроки оплаты и может оперативно и гибко планировать график оплаты.
В случае если руководитель сразу оплачивает счет, он закрывает задачу, и менеджер получает автоматическое уведомление о том, что процедура завершена, его счет оплачен.
Если руководитель откладывает оплату, то менеджер понимает, что его заявка в работе находится в режиме ожидания.
Как руководитель осуществляет оплату?
‣ Он открывает мобильное приложение
‣ Выбирает опцию оплатить
‣ Опцию сканировать QR-код, считывает код
‣ Приложение распознает код и переносит все ключевые данные.
‣ Руководитель выбирает (если это необходимо) НДС и осуществляет оплату
‣ Максимальное время, потраченное на данную операцию даже с натягом, не превышает 1 минуты, т.е. в 5 раз быстрее типового примера, рассмотренного выше.
При условии оплаты 2-х счетов в день, оплата занимает порядка 10 часов или 1,2 дней в году. В денежном эквиваленте это высвободившееся время и экономия 20000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 9000.
В результате теперь есть удобный инструмент безошибочного ввода данных при заполнении реквизитов, регулятор и график платежей, информатор заинтересованных сотрудников о статусе оплаты счетов.
Если компания проводит ежедневную оплату порядка 10 счетов, то экономия времени и средств по снисходительным расчетам превышает порядка 100000 в год.

Оставьте заявку и мы перезвоним вам

Global Solutions

Наши кейсы

Бесплатная консультация эксперта

Согласование и оплата счетов любых контрагентов в 1 клик Битрикс24

Портфолио

О компании

Блог о Битрикс24

Задать вопрос: