Организация процесса работы в компании.
До внедрения CRM системы:
- Группа менеджеров ведет учет поступивших заявок от клиентов и потенциальных кандидатов на замещение вакантных должностей в облачных ГУГЛ таблицах.
- В таблицах делаются отметки о запланированных делах (графике встреч, звонках, отправленных письмах, промежуточных итогах собеседования и конечных результатах) ставятся отметки о статусах и текущем состоянии заявки.
Данная схема работы имеет недостатки: она малопроизводительная, полностью «ручная», в ней отсутствует системность и контроль за работой менеджеров, у схемы недостаточная гибкость и скорость реагирования на трудные (конфликтные обращения), информативность и наглядность …
Выбор CRM системы:
Битрикс24, АМО, Клиент база и другие.
Результат анализа:
Для решения вопросов оптимизации процесса работы Агентства по параметрам соотношения соответствие, цена/качество, скорость внедрения, ожидаемый результат - наиболее подходит Битрикс24.
Начало подготовка к внедрению Битрикс24:
- Выбор тарифного плана (выбор возможностей и доступных инструментов)
- Регистрация корпоративного портала
- Настройка параметров портала, реквизитов компании, описание структуры, настройка коммуникации…
Подготовка к началу работы в системе CRM Битрикс24:
- Заполнить каталог Компаний список реквизитов (название, банковские реквизиты, адрес…) компаний клиентов
- Заполнить каталог Клиент (список личных данных (ФИО, тел., E-mail) работников компаний клиентов и кандидатов на вакантные рабочие места)
- Заполнение информации (карточек) возможен вручную или переносом пакета данных из действующих Google таблиц Агентства. При заполнении в ручную система используя внутренние словари и базы интернет данных позволяет в полуавтоамтическом режиме внести адреса, провести проверку по ИНН компании и подставить учетные реквизиты компании...
Закрытие сделки (соискатели) по отрицательным мотивам, сделка проиграна:
Статусы (сделка проиграна):
- уже нашел работу
- не прошел тестирование
- не пришел на собеседование in house
- не согласовали дату собеседования in house
- не согласовали дату собеседования с заказчиком
Сделки по соискателям
Статусы сделки:
- уточнить актуальность резюме
- отправили тест, оценить его
- назначить дату собеседования
- провести собеседование
- ожидание получения обновленной информации о вакансиях для клиента
- назначить встречу с клиентом
- получить оценку от клиента
- завершить сделку
Менеджер связывается с соискателем, уточняет актуален ли поиска работы:
- Если – соискатель уже нашел работу, то сделка завершается отрицательно и произойдет автоматическое изменение значения поля контакта "ищет работу" с «ДА» на «НЕТ».
- Карточка этого соискателя больше не будет участвовать в поиске, до нового обращения.
- Если карточка соискателя актуальна, и он продолжает искать работу, то он должен ответить на тестовые вопросы.
- Если ответы на вопросы поступили и тест пройден, ему назначается дата собеседования в Агентстве. Менеджер получает задачу (группа собеседование), согласовать время и дату встречи.
- Все задачи Менеджеру вместе с чек-листами, подсказками и обучающими видеороликами формируют роботы системы CRM, постоянно контролирующие ситуацию и одновременно подсказывая и обучая новых сотрудников.
Защите от дурака:
- Закрыть задачу и осуществить переход в следующую стадию менеджер может только после согласования даты, времени собеседования с клиентом и заполнения соответствующего поля графика планирования и резервирования встреч продолжительностью 20 минут в карточке сделки.
- Если назначенное время встречи для сотрудника уже занято, то система проинформирует об этом и подскажет свободное окно.
- После выбора времени и даты собеседования, система автоматически направит клиенту уведомление по почте и СМС рассылку с приглашением и полной информацией о встрече.
- Защита системы не позволит совершить ошибку при резервировании времени собеседования и закрыть задачу при отсутствии информации и поставит менеджеру новую задачу - устранить ошибки.
- Следующий этап сделки – Провести собеседование с клиентом в Агентстве. Система поставит задачу руководителю отдела Агентства и соисполнителю ответственному за клиентом провести мероприятие. Результаты собеседования фиксируются завершением задачи (статус подходит по параметрам) или выбором статуса: отложить или не подходит.
- Если собеседование завершено с результатом – подходит, то автоматически осуществляется переход в следующую стадию сделки – назначить встречу с представителем компании-заказчиком.
Система:
- поставит очередную задачу менеджеру, согласовать дату и время собеседования между соискателем и Компанией-заказчиком.
- после согласования и заполнения Менеджером соответствующего поля в сделке и закрытия задачи,информирует заказчика-компании о дате и времени собеседования
- ставит Менеджеру новую задачу - выяснить результаты собеседования у представителя Компании-заказчика
- задача закрывается со статусом, который определяет представитель компании заказчика
‣ Если решение сотрудника компании-заказчика положительное, то сделка закрывается и вносятся изменения в поле - сделки и в карточке Соискателя ищет работу «ДА» на «НЕТ».
‣ Если решение сотрудника компании-заказчика отрицательное или Соискателя не устраивают условия компании-заказчика, то сделка закрывается и вносятся изменения в поле - сделки и в карточке Соискателя ищет работу «ДА» на «НЕТ».
В результате включения CRM системы Битрикс24 в управление процессом подбора вакансии:
- построена наглядная цепочка всех стадий процесса подбора и контроля нужной вакансии
- выстроена система подсказок последовательных действий и обучение правилам работы новых сотрудников
- включена защита от случайных ошибок заполнения менеджером служебных полей
- создано единое коммуникационное пространство оповещения и контроля менеджер-клиент-заказчик-руководитель агентства
- последовательность действий Менеджера регулируется цепочкой последовательных задач с фиксированными сроками исполнения
- руководитель отдела получает удобный инструмент контроля за состоянием и результатам всех сделок Агентства на компьютере и мобильном приложении.
- сохранять и иметь удобный доступ ко всей истории общения между агентством-клиентом-заказчиком