Систематизация и автоматизация процессов в Кадровом агентстве за счет Битрикс 24

Организация процесса работы в компании.

До внедрения CRM системы:
  1. Группа менеджеров ведет учет поступивших заявок от клиентов и потенциальных кандидатов на замещение вакантных должностей в облачных ГУГЛ таблицах.
  2. В таблицах делаются отметки о запланированных делах (графике встреч, звонках, отправленных письмах, промежуточных итогах собеседования и конечных результатах) ставятся отметки о статусах и текущем состоянии заявки.
Данная схема работы имеет недостатки: она малопроизводительная, полностью «ручная», в ней отсутствует системность и контроль за работой менеджеров, у схемы недостаточная гибкость и скорость реагирования на трудные (конфликтные обращения), информативность и наглядность …

Выбор CRM системы:
Битрикс24, АМО, Клиент база и другие.

Результат анализа:
Для решения вопросов оптимизации процесса работы Агентства по параметрам соотношения соответствие, цена/качество, скорость внедрения, ожидаемый результат - наиболее подходит Битрикс24.

Начало подготовка к внедрению Битрикс24:
  1. Выбор тарифного плана (выбор возможностей и доступных инструментов)
  2. Регистрация корпоративного портала
  3. Настройка параметров портала, реквизитов компании, описание структуры, настройка коммуникации…

Подготовка к началу работы в системе CRM Битрикс24:
  • Заполнить каталог Компаний список реквизитов (название, банковские реквизиты, адрес…) компаний клиентов
  • Заполнить каталог Клиент (список личных данных (ФИО, тел., E-mail) работников компаний клиентов и кандидатов на вакантные рабочие места)
  • Заполнение информации (карточек) возможен вручную или переносом пакета данных из действующих Google таблиц Агентства. При заполнении в ручную система используя внутренние словари и базы интернет данных позволяет в полуавтоамтическом режиме внести адреса, провести проверку по ИНН компании и подставить учетные реквизиты компании...

Закрытие сделки (соискатели) по отрицательным мотивам, сделка проиграна:
Статусы (сделка проиграна):
  • уже нашел работу
  • не прошел тестирование
  • не пришел на собеседование in house
  • не согласовали дату собеседования in house
  • не согласовали дату собеседования с заказчиком

Сделки по соискателям
Статусы сделки:
  • уточнить актуальность резюме
  • отправили тест, оценить его
  • назначить дату собеседования
  • провести собеседование
  • ожидание получения обновленной информации о вакансиях для клиента
  • назначить встречу с клиентом
  • получить оценку от клиента
  • завершить сделку

Менеджер связывается с соискателем, уточняет актуален ли поиска работы:
  1. Если – соискатель уже нашел работу, то сделка завершается отрицательно и произойдет автоматическое изменение значения поля контакта "ищет работу" с «ДА» на «НЕТ».
  2. Карточка этого соискателя больше не будет участвовать в поиске, до нового обращения.
  3. Если карточка соискателя актуальна, и он продолжает искать работу, то он должен ответить на тестовые вопросы.
  4. Если ответы на вопросы поступили и тест пройден, ему назначается дата собеседования в Агентстве. Менеджер получает задачу (группа собеседование), согласовать время и дату встречи.
  5. Все задачи Менеджеру вместе с чек-листами, подсказками и обучающими видеороликами формируют роботы системы CRM, постоянно контролирующие ситуацию и одновременно подсказывая и обучая новых сотрудников.

Защите от дурака:
  1. Закрыть задачу и осуществить переход в следующую стадию менеджер может только после согласования даты, времени собеседования с клиентом и заполнения соответствующего поля графика планирования и резервирования встреч продолжительностью 20 минут в карточке сделки.
  2. Если назначенное время встречи для сотрудника уже занято, то система проинформирует об этом и подскажет свободное окно.
  3. После выбора времени и даты собеседования, система автоматически направит клиенту уведомление по почте и СМС рассылку с приглашением и полной информацией о встрече.
  4. Защита системы не позволит совершить ошибку при резервировании времени собеседования и закрыть задачу при отсутствии информации и поставит менеджеру новую задачу - устранить ошибки.
  5. Следующий этап сделки – Провести собеседование с клиентом в Агентстве. Система поставит задачу руководителю отдела Агентства и соисполнителю ответственному за клиентом провести мероприятие. Результаты собеседования фиксируются завершением задачи (статус подходит по параметрам) или выбором статуса: отложить или не подходит.
  6. Если собеседование завершено с результатом – подходит, то автоматически осуществляется переход в следующую стадию сделки – назначить встречу с представителем компании-заказчиком.

Система:
  1. поставит очередную задачу менеджеру, согласовать дату и время собеседования между соискателем и Компанией-заказчиком.
  2. после согласования и заполнения Менеджером соответствующего поля в сделке и закрытия задачи,информирует заказчика-компании о дате и времени собеседования
  3. ставит Менеджеру новую задачу - выяснить результаты собеседования у представителя Компании-заказчика
  4. задача закрывается со статусом, который определяет представитель компании заказчика
     Если решение сотрудника компании-заказчика положительное, то сделка закрывается и вносятся изменения в поле - сделки и в карточке Соискателя ищет работу «ДА» на «НЕТ».
     Если решение сотрудника компании-заказчика отрицательное или Соискателя не устраивают условия компании-заказчика, то сделка закрывается и вносятся изменения в поле - сделки и в карточке Соискателя ищет работу «ДА» на «НЕТ».

В результате включения CRM системы Битрикс24 в управление процессом подбора вакансии:
  1. построена наглядная цепочка всех стадий процесса подбора и контроля нужной вакансии
  2. выстроена система подсказок последовательных действий и обучение правилам работы новых сотрудников
  3. включена защита от случайных ошибок заполнения менеджером служебных полей
  4. создано единое коммуникационное пространство оповещения и контроля менеджер-клиент-заказчик-руководитель агентства
  5. последовательность действий Менеджера регулируется цепочкой последовательных задач с фиксированными сроками исполнения
  6. руководитель отдела получает удобный инструмент контроля за состоянием и результатам всех сделок Агентства на компьютере и мобильном приложении.
  7. сохранять и иметь удобный доступ ко всей истории общения между агентством-клиентом-заказчиком

Вернуться к кейсам