Самостоятельно вставляем QR-код в счета в Битрикс24.CRM и пример полной автоматики отправки счетов

Что такое QR код, зачем он нужен и как его можно использовать?

  1. QR-код это изображение, картинка с характерным и легко узнаваемым матричным кодом быстрого реагирования.
  2. QR-код позволяет автоматически считывать различные данные, он содержит большое количество информации.
  3. Максимальный объем содержащейся информации QR кода это 4296 символов, более двух машинописных страниц текста.
  4. Считыватели кодов в настоящее время имеются практически у всех людей планеты и могут быть установлены на любом мобильном устройстве.

Зачем вставлять QR-код в бухгалтерские счета и кому это нужно?

  1. Клиенту, чтобы быстро, удобно, легко и без ошибок перенести данные в платежное поручение и оплатить счет. Время оплаты счета по QR-коду сокращает эту процедуру в десятки раз.
  2. Клиенту, он получает свободу и широкий практически неограниченный выбор современных способов оплаты с использованием мобильных версий банков и терминалов.
  3. Продавцу, он предоставляет новую удобную услугу клиенту и при этом резко снижается количество сбоев и задержек оплат платежей из-за человеческой ошибки.
  4. Продавцу, применение QR-кодов открывают перед ним широкий неограниченный простор автоматизации цепочки рутинных, обязательных процессов, требующих в ручном режиме значительных усилий, внимательности, контроля и времени.
  5. Оплата по QR-счетам принимается всеми организациями вне зависимости от форм собственности плательщика.

Как добавить QR-код вручную?

  1. Откроем рабочий портал, создадим сделку, контакт, заполним обязательные поля карточки.
  2. Обычно, счет выписывается клиенту за оплату какой-то услуги или товара.
  3. Добавим в сделку товар – например, дизайнерские услуги и укажем их стоимость.
  4. Если Вы оформляете счета в Битрикс24, то во вкладке документы у Вас есть готовый шаблон и нужно только выполнить обычную процедуру, дать команду сгенерировать счет. Обычно эта процедура занимает 20 секунд и зависит только от нагрузки на портал.
  5. Если Вы готовите к работе новый портал Битрикс24, то вкладка документы у Вас скорее всего пустая и нужно скачать типовой шаблон счета, который утвержден законодательством страны пребывания. Это процедура достаточно полно описана и представлена в открытых источниках. Поэтому мы только слегка пробежимся по ней. Открываем вкладку документы, активируем инструмент настройки «шестеренку», выбираем страну и закачиваем готовый утвержденный и действующий вариант счета.
  6. Следующий этап — это ручная генерация непосредственно QR-кода на основании данных сделки. Для ее выполнения необходимо установить специальное приложение для Битрикс24 - QR.FIX4.ORG, создать новый раздел в карточке сделки куда подтянуть служебное поле, в котором будет хранится сгенерированный QR код.
  7. Заходим в раздел QR-счет и активируем старт генерации. Указываем, что у нас нет кода, это послужит стартом для запуска приложения. Как правило процедура занимает несколько минут.
  8. Теперь шаблон можно скачать и вставить в него QR-код. Процедура редактирования – обычный типовой и хорошо описанный процесс. Повторим генерацию счета, но уже с кодом. В результате система сгенерируется нужный нам документ.
  9. Готовый документ в формате PDF можно легко переслать клиенту в качестве вложения используя штатный функционал Битрикс24 для писем.

Примечание:

  • Для удобства, чтобы Вы не тратили время на редактирование типового шаблона счета, мы просто подготовили и добавили для Вас вложение, где хранится уже готовый шаблон счета с QR-кодом и Вам достаточно его просто добавить в список шаблонов. Вложение содержит обновленный шаблон счета действительного для России. В случае затруднений мы готовы оказать помощь в доработке шаблона для любой страны мира.

Что будет если в ручной процесс добавить щепоточку (немножко) автоматизации?

  • Откроем роботизированный корпоративный портал компании, в нашем примере это продажа готовых кухонь через интернет.
  • Создадим новую сделку, заполним ключевые поля, укажем контактные данные покупателя.
  • Добавим новый товар в карточку сделки, укажем стоимость.
  • Запуск процедуры генерации документов в этом портале осуществляется автоматически, кроме этого сотрудникам ставятся конкретные задачи при переходе сделки в соответствующий статус. В нашем примере это –«Договор подписан».
  • По действующему регламенту при переходе в этот статус, система обяжет менеджера сохранить копию подписанного договора на общем диске.

ВАЖНО:
  1. Прежде чем приступать к генерации счета убедитесь, что все настройки реквизитов вашей компании заполнены.
  2. Дальше автоматически запускается бизнес-процесс, и система запускает генерацию:
1.1 Обычного счета

1.2 QR-счета

1.3 QR-код

1.4 печатную форму счета

1.5 письма клиенту

Данная процедура по факту занимает несколько минут.

Обновим карточку и откроем вкладку счета и видим, что создан новый счет, привязанный к нашей сделке. Все параметры счета заполнены, информация внесена правильно.

В информационной строке сделки отобразились прямые ссылки и информация о создании файлов договора и QR-счета.

  1. Откроем по ссылке QR-счет и убеждаемся в правильности переноса данных.
  2. Последним завершающим этапом работы бизнес процесса является отправка письма клиенту.
  3. Прямая ссылка на это письмо так же находится в информационной части карточки сделки.
  4. Письмо клиенту содержит вложения счетов и для удобства покупателя отдельную картинку с QR-кодом.
  5. В действующем портале интегрирована система контроля платежей.
  6. Ожидаем оплату выставленного счета клиентом, после поступления денег на счет и их зачисления система автоматически переведет сделку в следующую стадию «Предоплата получена».

Подведем итоги:

  1. В нашем примере мы демонстрируем результаты автоматизации рутинных процессов, значительная часть этих операций выполняется роботами, а не человеком по строго утвержденному регламенту компании.
  2. И наш заказчик имеет возможность предложить своему клиенту по его выбору ту форму счета с которой ему привычнее или удобнее работать.
  3. Клиент может оплатить любой счет в один клик с экрана монитора, мобильного устройства или по счету распечатанному на бумаге.
  4. Автоматизация и роботы не только избавляют сотрудников от ручного труда, но и предоставляют неограниченные возможности для генерации широкого спектра документов, рассылки и других возможностей, предоставляемых системой причем в фоновом режиме за более короткое время, чем при ручной обработке документов.
  5. В нашем примере это дополнительные файлы с отдельным QR-кодом и печатная форма счета.
  6. Роботы автоматически направляют каждому клиенту письма с вложениями указанных выше документов.

Где живет и как установить приложение QR.FIX4.ORG?

  1. Установку приложения может осуществить сотрудник компании с правами администратора портала.
  2. Открываем вкладку «Приложение» главного левого меню портала, система открывает доступ к ресурсу маркетплейс. Для быстрого поиска воспользуемся поисковой строкой, наберем в ней название приложения.
  3. Дальше следует штатная процедура установки, сопровождаемая подробным описанием и иллюстрациями.

В каких тарифах работает приложение?

  • Во всех, даже бесплатных. В этом случае менеджеру придется вручную генерировать QR-код, готовить счета и отправлять письма клиенту.
  • Если нужна автоматическая генерация готовых документов, то нужны тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Сколько стоит приложение?

  • Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течении 30-дней
  • Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
  • Бесплатно - если Вы продлеваете или оформляете новую лицензию Битрикс24 через нашу компанию. Срок работы приложения будет таким же как и срок продления лицензии.
  • Все наши приложения, установленные на Вашем портале вне зависимости от их количества, будут для Вас бесплатны если Вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24* через нашу компанию.

*редакция компания или корп. портал на срок от 1 года.

Вернуться к кейсам