Разбираем блок-схему бизнес-процесса подбора кадров в компании

Техническое задание:

Сотрудник самостоятельно или по указанию руководства компании инициирует в CRM Битрикс24 заявку об открытии вакансии и начале подбора кандидата на замещение вакантной должности.

Для начала процедуры инициатору необходимо документальное обоснование открытия вакансии, открыть заявку и заполнить обязательные поля карточки:

  1. Причину открытия вакансии (вместо уволенного сотрудника или это новая единица штатного расписания)
  2. Наименование должности
  3. Указать есть ли должностные инструкции для этой вакансии
  4. Нужны ли объявления в СМИ об открытии вакансии
  5. Задание на период испытательного срока (если есть)
  6. Перечислить требования к кандидату
  7. Указать размер и структуры заработной платы
  8. Описать условия и режим работы
  9. Какие специальные требования или навыки должны быть у кандидата.

В зависимости от причин открытия вакансии будут задействованы разные сценарии бизнес-процессов, включаться или выключаться дополнительные процессы согласования, работа с объявлениями в СМИ, проверки отделом безопасности компании, назначение встреч, собеседования, действия, зависящие от промежуточных и конечного результатов работы с кандидатом.

В бизнес-процессе принимают сотрудники компании наделенными разными ролями и полномочиями. В нашем примере это инициатор руководитель отдела, открывшего вакансию, сотрудник отдела кадров, руководитель отдела кадров и сотрудник отдела безопасности.

Откроем ссылку и рассмотрим интерактивную схему бизнес-процесса подбора кандидата на замещение вакансии.

Схема процесса разделена:

  1. Горизонтальными линиями, которыми разделяются ресурсы, выделяют роли участников процесса. Это роботы, сотрудник отдел кадров (ОК), заказчик-инициатор, сотрудник службы безопасности и генеральный директор компании.
  2. Вертикальными линиями, разграничивающими временные рамки и стадии процесса подбора кандидата

Роботы, например, на разных стадиях процесса выполняют фоновые процедуры, рассылаю уведомления о событиях, создают служебные папки на общем диске для сохранения материалов и документов по вакансии и ставят задачи и задания участникам процесса.

По ТЗ, открыть заявку может сотрудник ОК (самостоятельно или по поручению руководства) или непосредственно руководитель ОК.

РОК может самостоятельно начать работу по заполнению заявки или делегировать ее своему подчиненному.

Если РОК делегировал поручение Сотруднику ОК, то система запускает Робота, который автоматически создаст на общем корпоративном диске папки для хранения документов по вакансии. Название общей папки будет содержать информацию о вакансии, в основной папке будут созданы дочерние папки для хранения резюме всех и отобранных согласно требованиям заявки кандидатов. Таким образом в папках будет хранится вся история, все резюме по всем вакансиям компании.

После завершения создания папок, робот отправит информационное уведомление сотруднику ОК и проверит заявку на условие полей; «что послужило основанием создания новой заявки на вакансию» и «необходимо ли дать информацию о вакансии в СМИ».

Если причина открытия вакансии – замещение сотрудника вместо уволенного и необходимо разместить объявления в СМИ, то система направит процесс по ветке, работающей по этому алгоритму.

Если поиск сотрудника планируется завершить без привлечения СМИ, то система направит процесс по ветке минуя постановку задачи сотрудник ОК разместить объявление, дождаться результатов и обработать поступившие резюме.

Если причина открытия вакансии – новая должность, которая не была ранее включена в штат компании, то система поставит задачу РОК согласовать необходимость создания новой должности и материально техническое обеспечение с руководителями высшего звена компании (непосредственным начальником и генеральным директором). Ветка такого сценария предусматривает возможность в случае отказа руководства закрыть заявку о открытии вакансии, завершить ее принудительно или продолжить выполнения дальнейшего плана мероприятий, оговоренных сценариями.

В случае продолжения работы по ветке – разместить объявление размещать в СМИ не нужно, то сотруднику ОК ставится задача доступными способами коммуникации связаться с кандидатами и провести с ними дистанционное собеседование на тему трудоустройства.

По результатам дистанционного собеседования сотрудник ОК получает новую задачу организовать и провести встречу –собеседование в офисе компании.

Если продолжение работы идет по длинной цепочке с размещением объявлений в СМИ, то сотруднику ОК ставится задача подготовить и разместить объявление, собрать и обработать интересные резюме. В случае если откликов и предложений недостаточно, то ставится новая задача через 10 дней повторить размещение повторного объявления в СМИ.

Если откликов и запросов набирается достаточно, то сотрудник ОК, делает их первичную оценку, помещает копии на хранение в соответствующие папки на общем диске, отбирает несколько лучших кандидатур и направляет материалы руководителю отдела, который подал заявку об открытии вакансии.

Дальше система ставит задачу инициатору заявки ознакомится с резюме и принять решение о дальнейших действиях.

Если по мнению руководителя среди кандидатов нет достойного претендента, то система возвращает процесс на стадию нового объявления и дальнейшей процедуры поиска подходящего кандидата.

Если среди кандидатов есть достойные претенденты, то сотруднику ОК ставится задача пригласить и организовать встречу с победителями для собеседования с инициатором в офисе компании.

Если по результатам итогового собеседования выбран достойный кандидат, то сотруднику отдела безопасности ставится задача провести необходимую работу по проверке соответствия кандидата требованиям компании.

Если по результатам проверки кандидатура отклонена, то процедура подбора нового сотрудника возвращается на стадию уточнения требований к кандидатам и поиск других претендентов.

Если кандидат соответствует всем требованиям и готов стать сотрудником компании, то процесс дальше направляется на завершение процедуры оформления. Эта процедура происходит по собственному сценарию и в рамках нашего примера сейчас не рассматривается.

После завершения процедуры оформления нового сотрудника на работу заявка закрывается, процесс прекращается со статусом заявка закрыта.

А как у вас выглядит процесс подбора сотрудников?

Вернуться к кейсам