После успешного завершения обработки ЛИДа, робот нам его сконвертировал в Контакт и Сделку.
И нам остается пройтись по всем шагам обработки нашей сделки.
- Откроем рабочий портал, раздел CRM, вкладку Сделки.
- По-умолчанию, система предлагает направление «Обучение», т.к. ранее мы запускали там с Вами обучение по сотрудникам. Детально об этом направлении мы подробно расскажем в отдельном видеоролике.
- Выберем «Общее» направление сделок и портал предоставит доступ ко всем сделкам, находящимся в работе.
- Выберем новую сделку для обработки.
Логика и последовательность отработки Сделки ничем не отличается от работы с карточкой ЛИДа. Все стадии обработки расположены последовательно. Каждое название стадии содержит ответ на вопрос менеджера что он должен делать, какой результат получить чтобы провести сделку по всем этапам и завершить ее в итоге с отличным результатом.
Первая стадия обработки Сделки - «Подписать договор».
Система ставит задачу ответственному подготовить Договор и подписать его у клиента.
Все необходимые действия и порядок подробно описаны в чек-листе задачи, в который можно вносить актуальные правки и изменения.
Система постоянно информирует менеджера о текущем состоянии сделки в текущих комментариях в информационной части карточки.
Одновременно с постановкой задачи система создает на общем диске портала рабочую именную папку для хранения всех материалов этой сделки.
Первым документом, который будет помещен в эту папку станет электронная копия подписанного обоими сторонами Договора.
В последующем в папке будут аккумулированы утвержденный дизайн макет, спецификации, бухгалтерские, складские, транспортные документы и акты приемки завершенных работ.
Перечень и количество документов ничем ограничено. Если менеджер «забудет» приложить копию договора в сделку, то система вовремя напомнит ему об этом.
Ссылка быстрого доступа к папке с документами находится в комментариях.
Начинаем работать с карточкой сделки.
Уникальный номер каждой сделки автоматически присваивается системой.
Для формирования договора по готовому шаблону заполним обязательные поля.
Сейчас необходимо в разделе товары указать тип кухни и итоговую сумму сделки, например – угловая, стоимостью 150 000 рублей и сохранить изменения в сделке.
Генерация договора по шаблону осуществляется одним кликом во вкладке карточки сделки «Документ». Это стандартный функционал. Подготовка и добавление шаблона договора подробно описаны во многих источниках, в частности и на нашем ютуб канале.
Однако несмотря на это о том, как правильно и с наименьшими усилиями подготовить шаблон договора мы обсудим в отдельном видеоролике.
Все вносимые нами изменения сразу отображаются в карточке сделки и автоматически подставляются в шаблоны.
Наша Философия работы со сделками в Битрикс24 построена на задачах.
Система автоматически на каждом этапе ставит сотрудникам очередные задачи, в которых указано что, кому, когда, в какой последовательности, в какие сроки нужно сделать чтобы успешно перейти на следующую стадию.
Правильно продуманная и поставленная задача как правило содержит четкое описание, чек-лист и видеоролик.
Следующая после подписания договора задача менеджеру это поручение подготовить, отправить счет и уточнить у клиента дату оплаты.
Это обязательная процедура вне зависимости от формы собственности покупателя.
Для генерации счета активируем кнопку счет. В открывшемся окне убедимся, что все данные счета заполнены верно. Подготовленный счет будет хранится в сделке во вкладке «Счета». Менеджер закрывает эту задачу только после отправки счета клиенту.
По нашему регламенту для продолжения работы предусмотрена обязательная процедура получение предоплаты от клиента.
Факт поступления денег является основанием для перевода сделки в следующую стадию «Предоплата получена».
Обязательным условием перехода в эту стадию является заполненные поля «Сумма предоплаты» и дата, когда клиент хотел бы получить готовую кухню.
Эти поля используются для автоматического расчета суммы доплаты и контроля за сроками и если они не заполнены, то система проинформирует об этом менеджера и не позволит ему сделать следующий шаг.
Информация о сумме договора, размере предоплаты и остатке отображается в комментариях.
Для удобства данный комментарий рекомендуется закрепить «кнопкой» в верхней информационной части.
Детальная информация о всех суммах хранится в разделе «Детали по оплате» в карточке сделки.
После получения предоплаты менеджер закрывает задачу, и система согласно схеме бизнес-процесса, ставит перед ним новую задачу связаться с технологом производства.
Чек-лист этой задачи требует от исполнителя:
a. Узнать предварительную дату готовности заказа (обязательное поле, заполнение этого поля информацией проверяется роботом. Данная дата используется системой при построении графика напоминаний и контроля за сроками).
b. Получить уверения в том, что нет ни каких препятствий для исполнения заказа.
c. Убедится, что кухня будет изготовлена точно в оговоренные сроки с надлежащим качеством.
После закрытия задачи с технологом менеджер переводит сделку в следующую стадию «Производство запущено».
После этого система ставит перед ответственную очередную задачу в конкретный день связаться с производством и убедится в строгом соблюдении графика отгрузки готовой продукции.
Эта информация служит основанием для принятия дальнейших решений или корректировочных действий по изменению сроков, своевременному информированию руководства и клиента о нештатной ситуации.
Данная задача закрывается только при условии 100% готовности заказа.
После получения информации о готовности заказа, менеджер получает задачу проинформировать клиента и попросить его завершить полную оплату заказа.
Данная задача закрывается после поступления остатка денег на счет компании, когда счет полностью оплачен клиентом об этом делается соответствующая отметка.
После погашения счета осуществляется ручной или автоматический перевод сделки в следующую стадию «Доплата получена».
Очередная задача обязует менеджера связаться с клиентом, проинформировать его о готовности кухни, согласовать дату доставки и монтажа.
В карточке сделки резервируется свободное окно, назначается мастер по сборке, уточняется точный адрес, особые условия, пожелания, например, режим тишины и все согласовывается с клиентом.
Далее сделка переводится в стадию «Дата монтажа назначена».
При сохранении информации в карточке сделки в случае задания неправильной даты, времени или ошибки выбора свободного мастера система проинформирует об этом и предложит устранить проблему.
За день до назначенной даты сборки, система поставит задачу менеджеру совершить контрольный звонок клиенту и получить подтверждение о том, что клиент готов к началу работ.
Если клиент не готов и просит перенести дату сборки, то менеджер вносит соответствующее изменения в карточку сделки, возвращает ее на стадию согласования даты и заново ее проходит.
Если клиент готов, то менеджер закрывает задачу и система отправляет SMS клиенту с информацией о том, что завтра к нему приедут сотрудники компании для проведения сборочных работ, дату, время и их контактные данные.
Одновременно система ставит задачу «Мастеру» осуществить предписанные договором работы по доставке и сборке кухни у клиента.
Чек-лист мастера содержит следующие обязательства:
a. Созвонится с клиентом за 1 час до прибытия и подтвердить свое прибытие
b. Провести сборку кухни
c. Проинформировать менеджера о результатах, качестве и объеме выполненных работ, об наличии или отсутствии претензий у заказчика.
d. Подписать акт приемки или принять претензию
e. Закрыть задачу после выполнения всех обязательств
После закрытия задачи мастером сборки сделка переводится с статус «Монтаж завершен».
Менеджер получает задачу совершить контрольный звонок, получить обратную связь, комментарии, убедится, что все нормально или принять и обработать претензию.
Если у клиента есть претензии или замечания, то менеджер регистрирует их, информирует о случившемся руководство и принимает активные меры до полного устранения проблемы.
Если претензий нет и акт приемки подписан, то менеджер закрывает задачу и сделку как успешную.
В следующем видеоролике мы расскажем, как настраивать телефонию для вашего портала Битрикс24. 
