Автоматическая передача файлов проекта нужным сотрудникам в Битрикс24 CRM.

Пример реализации сохранения файлов на общем облачном диске компании.

История вопроса:

Наш заказчик предоставляет своим партнерам франшизу – право использования бизнеса под своим брендом с использованием бизнес-модели своей компании. Оформление франшизы занимает длительный период времени, в течении которого сотрудники компании занимаются подготовкой, обработкой и согласованием большого количества «тяжелых» документов, отчетов, фото и видео отчетов. С этими материалами на разных стадиях работают разные сотрудники. С целью хранения необходимого пакета документов в рамках одного проекта в едином информационном пространстве и желанием освободить сотрудников от необходимости несколько раз запрашивать одни и те же документы, пересылать их в виде многочисленных и тяжелых вложений мы используем возможности общего диска портала Битрикс24.

Создадим тестовый ЛИД «Франшиза», заполним обязательные поля: ФИО, телефон и название компании.

При сохранении ЛИД происходит автозапуск бизнес-процессов, о них поговорим позже.

Чтобы завершить обработку ЛИДа и сконвертировать его в Сделку (франчайзинг-открытие) + Контакт + Компания на этом этапе работы менеджер обязан заполнить обязательное поле (тип поля файл) реквизиты клиента. В это поле менеджер должен вручную переместить файлы, полученные при общении с клиентом.


Что происходит при перемещении файлов в это поле?

• При конвертации сущностей «сделка», «контакт», «компания», роботом на общем облачном корпоративном диске создаются папки: «Название компании клиента», «реквизиты», «договор» и «фото открытия».
• В папку клиента «реквизиты» помещается копия файла.
• Устанавливается связь между файлом реквизиты, папкой и всеми сущностями.

Структура папок, создаваемых роботом, присваиваемые названия создаются автоматически согласно требованиям заказчика и могут быть легко дополнены или скорректированы.


Факт создания папок клиента и переноса реквизитов из ЛИД комментируются в информационном поле сделки.

В случае если «компания» регистрируется в каталоге на прямую менеджером минуя стадию ЛИД и при этом реквизиты компании отсутствуют в карточке клиента, то в момент конвертации будет запущена проверка и клиент получит сообщение о том, что реквизиты в карточке клиента отсутствуют и ему будет поставлена задача о необходимости исправить положение и закачать в обязательное поле файл с реквизитами клиента. В качестве подсказки в теле задачи прикладывается видео ролик с инструкцией. Робот не позволит продолжать работу до тех пор, пока менеджер не исправит ситуацию.

Важно, при добавлении файла в поле нужно дождаться завершения отработки процедуры перемещения обычно процедура занимает 3-10 секунд и только после этого сохранять изменения в карточке.


Что в итоге мы получили?

• Если во время работы нашим коллегам потребуются реквизиты, договор или отчеты клиента, то отпадает необходимость пересылать им файлы вручную, так как они будут хранится в одном месте, в папке нашего клиента.
• Доступ к этой папке на общем диске возможен в любое время, любым способом при наличии соответствующих прав.