История вопроса: Директор мебельного магазина утверждает, что обычно его менеджер тратит для подготовки одного типового коммерческого предложения из 7 наименований товаров от 60 до 90 минут.
Действующая база данных компании, фото товара, стоимость товара хранится и обрабатывается в электронных таблицах Эксель.

Регламент: После обращения клиента менеджер должен подготовить клиенту электронное письмо на бланке компании содержащее, информацию о характеристиках, количестве, стоимости товара, кантатные данные и отправить его клиенту.

Процедура подготовки КП до автоматизации:

1. Менеджер выдергивает фото товаров
2. Каталожные номера
3. Переносит и в ручную проставляет цены
4. Готовит и отправляет письмо клиенту

Автоматизация подготовки КП клиенту:

1. Все товары магазина импортируются (базовым модулем переносятся) в каталог Товары Битрикс24
2. Менеджер в карточке ЛИД Битрикс24, в стадии подготовки коммерческого предложения, выбирает товар из каталога, указывает скидку, налоги и количество.
3. Запускает шаблон коммерческого предложения на бланке компании, система завершает формирование готового документа в удобном формате ПДВ или Ворд для визуального контроля и далее ручками использую электронную почту отправляет его клиенту.
4. Более быстрая, продвинутая и правильная отправка КП клиенту, осуществляется из карточки ЛИД с помощью кнопки - отправить письмо клиенту по шаблону. При таком сценарии система подготовит типовое именное письмо клиенту с пояснениями, реквизитами менеджера и компании, в теле которого будет прикреплено приложение полностью подготовленного КП.

Затраты времени для подготовки КП до автоматизации:

1. Среднее время подготовку КП автоматизации 75 минут,
2. Количество подготовленный КП в день = 5
3. Итого неэффективно тратится 375 минут, 6,25 ч в день рабочего времени
4. При ЗП менеджера 60000, потери составляют 2 232 руб/день и 551 339 руб/год.
5. Если в компании работают 5 менеджеров, то потери составляют 2 756 696 руб/год

Результаты автоматизации:

1. Время подготовки и отправки КП составляет несколько минут (зависит от количество выбранного товара)
2. Высвобождается свободное время менеджеров для использования для других работ и проектов
3. Все КП имеют единую стандартную форму
4. Система хранит историю всех КП
5. Постоянный контроль менеджера и руководителя за прохождением каждого КП
6. Оперативная реакция на любое замечание, дополнение, пожелание клиента
7. Повторное коммерческое предложение может быть скопировано и создано на основании более раннего с учетом изменений стоимости товара на текущий момент
8. Контроль за статусом писем (получено, прочитано клиентом) отправленных КП
9. Возможность дальнейшего развития системы за счет автоматизации роботов и триггеров (для платных тарифов Битрикс24)