Действующая база данных компании, фото товара, стоимость товара хранится и обрабатывается в электронных таблицах Эксель.
Регламент: После обращения клиента менеджер должен подготовить клиенту электронное письмо на бланке компании содержащее, информацию о характеристиках, количестве, стоимости товара, кантатные данные и отправить его клиенту.
Процедура подготовки КП до автоматизации:
- Менеджер выдергивает фото товаров
- Каталожные номера
- Переносит и в ручную проставляет цены
- Готовит и отправляет письмо клиенту
Автоматизация подготовки КП клиенту:
- Все товары магазина импортируются (базовым модулем переносятся) в каталог Товары Битрикс24
- Менеджер в карточке ЛИД Битрикс24, в стадии подготовки коммерческого предложения, выбирает товар из каталога, указывает скидку, налоги и количество.
- Запускает шаблон коммерческого предложения на бланке компании, система завершает формирование готового документа в удобном формате ПДВ или Ворд для визуального контроля и далее ручками использую электронную почту отправляет его клиенту.
- Более быстрая, продвинутая и правильная отправка КП клиенту, осуществляется из карточки ЛИД с помощью кнопки - отправить письмо клиенту по шаблону. При таком сценарии система подготовит типовое именное письмо клиенту с пояснениями, реквизитами менеджера и компании, в теле которого будет прикреплено приложение полностью подготовленного КП.
Затраты времени для подготовки КП до автоматизации:
- Среднее время подготовку КП автоматизации 75 минут,
- Количество подготовленный КП в день = 5
- Итого неэффективно тратится 375 минут, 6,25 ч в день рабочего времени
- При ЗП менеджера 60000, потери составляют 2 232 руб/день и 551 339 руб/год.
- Если в компании работают 5 менеджеров, то потери составляют 2 756 696 руб/год
Результаты автоматизации:
- Время подготовки и отправки КП составляет несколько минут (зависит от количество выбранного товара)
- Высвобождается свободное время менеджеров для использования для других работ и проектов
- Все КП имеют единую стандартную форму
- Система хранит историю всех КП
- Постоянный контроль менеджера и руководителя за прохождением каждого КП
- Оперативная реакция на любое замечание, дополнение, пожелание клиента
- Повторное коммерческое предложение может быть скопировано и создано на основании более раннего с учетом изменений стоимости товара на текущий момент
- Контроль за статусом писем (получено, прочитано клиентом) отправленных КП
- Возможность дальнейшего развития системы за счет автоматизации роботов и триггеров (для платных тарифов Битрикс24)
