Мастер-класс: массовые индивидуальные рассылки, отслеживание и обработка писем

Компания-организатор готовится к проведению крупного публичного мероприятия с большим количеством участников.
Менеджеры ежедневно рассылают письма – приглашения потенциальным клиентам, данные о которых импортированы из внешних баз данных и электронных таблиц Эксель в CRM Битрикс24.

В нашем пример это плановая рассылка писем 1 000 клиентам ежедневно.

Задачи проекта осуществить, продемонстрировать и рассказать:
  1. О персональной рассылке писем клиентам
  2. О возможностях статистики, функциях контроля и управления через CRM Битрикс24 менеджерами, руководителями проектов и компании
  3. О детальном контроле состоянии и статусе каждой рассылки (кто, когда, получил, прочитал письмо, заходы и переходы по страницам сайта организатора, недоставленные письма, по каким причинам произошел сбой)
  4. Выявить лояльных клиентов, степень их заинтересованности для разработки плана индивидуальной работы с ними
  5. О Роботах:
    ‣ анализирующих статусы рассылки, предлагающих планы и типовые схемы (чек–листы) менеджерам по дальнейшей работе с клиентами целью которой является достижение положительного результата–согласие и участие клиента в мероприятии
    ‣ осуществляющих техническую обработку данных по служебным сценариям
    ‣ генерирующих сделки и письма коммерческих предложений

Работа с данными:
  1. Вход в корпоративный портал, раздел каталог контакты
  2. Выбор информации по фильтру поле – импортированная база. Результат фильтрации всего 32 218 карточек клиентов
  3. Уточнение информации фильтром по полю – Запущена рассылка, для исключения тех клиентов, которым рассылка писем уже осуществлена.
    Результат: 21 954 клиента, которым письма – приглашения к участию в мероприятиях не рассылались и 10 254 клиентам письма уже разосланы.
  4. Важно: После импорта данных значение поля – Запущена рассылка по умолчанию равно НЕТ.

Как это работает:
  1. Ответственный менеджер, осуществляет фильтрацию и выбор данных по следующим критериям: импортированные данные + рассылка писем не проводилась. Результаты поиска – список контактов, который для удобства обработки выводится на экране по 100 человек
  2. Выделяем 100 записей и обрабатываем этот список Роботом (запускаем бизнес-процесс пакетной подготовки и рассылки коммерческого предложения принять участие в мероприятии и генерируем сделку)
  3. Последовательность действий: активируем кнопку – Выделить действие и выбираем кнопку Участвует в экспорте +ДА. Это техническая комбинация горячих клавиш инициирующая запуск Робот БП, которая не влияет и не мешает основной работе CRM
  4. В результате работы этого БП, генерируются письма для всех клиентов списка и Робот (например с 9-00 по 18-00 в рабочие дни недели) начнет автоматическую рассылку писем. Рассылка писем может быть отложена и осуществлена по заранее настроенному графику. В этом случае сделка останется в статусе Запланировано. Когда письма будут отправлены, то сделка – переходит в статус отправлено, при этом автоматически меняется значение поля – Рассылка осуществлена с НЕТ на ДА. В контрольном поле сделки появляются информация об отправке письма клиенту и в случае если письмо благополучно доставлено адресату Статус письма меняется на –Доставлено. Если письмо не доставлено, то это служит предположением о том, что адрес клиента ошибочный
  5. Если клиент открывает письмо – то, это является подтверждением того, что адрес реально существует и система меняет статусы письма и стадию сделки на Прочитано.
  6. Все изменения статусов сделок в режиме онлайн наглядно отображаются на странице КАНБАН
  7. Дальше возможны три варианта событий:
    ‣ клиент проигнорирует письмо
    ‣ клиент проявит раздражение и попросит исключить его из списка рассылки
    ‣ клиент проявит заинтересованность, ознакомится с предложением, с ссылками на сайте, ответит на письмо доступным средством коммуникации (почта, звонок, чат-бот, мессенджер …)
  8. Если клиент просит исключить его из рассылки, то
    ‣ Робот анализирует обращение клиента по ключевым словам, вносит изменения в служебные поля карточки клиента, которые исключат его из дальнейшей рассылки
    ‣ Менеджер в ручную вносит необходимые изменения в карточку клиента отказ от рассылки.
  9. Если клиент открыл письмо и совершил переход по ссылке на сайт, то система зафиксирует историю перемещений и переведет сделку в статус – Клиент открыл сайт

Вернуться к кейсам