Кейс дня "Устраняем дубликаты Лидов в Битрикс24. Робот поиска клиента импорте и при создании лидов"

При импорте данных из внешних источников в Битрикс24 создаются ЛИДЫ, содержащие контактные данные о клиентах.
Часто при этом в базу данных попадают дубликаты сведений о уже ранее введенных клиентах.
Штатный функционал Битрикс24, к сожалению, не позволяет на стадии импорта проводить проверку по основным параметрам и исключать повторный ввод данных.


Задача заказчика: Создать модуль, который:
  • В автоматическом режиме сравнивает все новые ЛИДы вне зависимости от источника их создания по ключевым параметрам: номеру телефона и e-mail с данными сущностей Контакт и Компания;
  • В случае обнаружения совпадений робот автоматически должен зарывать ЛИДы, содержащие дублирующие данные.


Наше предложение:
  • Не ограничиваться текущей проблемой импорта данных, а сделать решение универсальным. Чтобы новые ЛИДы, которые создаются в Битрикс24, с помощью всевозможных форм обратной связи с сайтов также проходили проверку на совпадения.
  • В этом случае конечная цель робота не закрыть ЛИД, а обозначить его статус, дать знать ответственному менеджеру, что поступил новый заказ от существующего клиента, который уже зарегистрирован в базе данных компании.
  • У этого клиента есть своя история и новый ЛИД будет привязан к его карточке.


Как это работает при импорте?
  • Рассмотрим тестовый пример импорта данных из файла эксель формата csv (ФИО и номер телефона).
  • Откроем раздел ЛИД, вкладка – импорт, выбираем тестовый файл, кодировка автомат или Windows 1251, важно - выбор ответственного за новый ЛИД у нас это (условный сотрудник - любимый Робот). Этот прием применяется для того чтобы выделить ЛИДЫ с импортированными контактами из общей массы. Необходимо сопоставить поля (название, ФИО, рабочий номер телефона). Запускаем импорт –разрешить без проверки на дубликаты.


Важно! Робот осуществляет проверку на совпадения по рабочим номерам телефонов.
  • Смотрим результат – новый тестовый ЛИД


Важно!! При импорте данных с помощью штатной загрузки Б24, при создании нового ЛИД автоматические бизнес-процессы не отрабатывают.

Предварительная подготовка новых ЛИДов перед началом работы:
  • Если импортированных данных много, то первым делом их надо отсортировать по фильтру – ответственный – "Любимый Робот" и установить статус проверка на наличие совпадений в Контактах.
  • Допустима обработка как отдельного ЛИД так и группой.
  • Проверка данных начнется автоматически после перевода в статус.
  • Работу бизнес-процесса можно увидеть во вкладке ЛИД.
  • Процедура проверки и принятия роботом решения занимает время порядка 10 минут на один контакт, зависит от количества загруженных данных и осуществляется параллельно.
  • В нашем примере, для сокращения обязательной технологической паузы при демонстрации, мы остановим и запустим процесс проверки вручную. В результате, что робот нашел совпадения по рабочему телефону, связал его с контактом Б24, завершил ЛИД как положительный и закрыл его. Тем самым исключив его из списка находящихся в работе и требующего к себе внимания менеджера.
  • Если при проверке робот не находит совпадений по параметрам в базе данных Б24, то ЛИДу будет присвоен статус –новый, менеджеру связаться с клиентом.


Как это работает, если ЛИД создается при обращении клиента с ФОС на сайте с помощью метода rest api?
  • Робот проведет автоматическую проверку, найдет совпадения и изменить статус, новый ЛИД заказ поступил от нашего существующего клиента, привяжет прямую ссылку и проинформирует закрепленного клиентом ответственного менеджера. Для удобства менеджера, робот укажет ссылку на видеоролик поясняющий событие и какие действия необходимо предпринять дальше.


Как это работает, если источник создания ЛИД, например, входящий звонок?
  • Карточка нового ЛИД, пустая, звонок с такого-то номера, статус ЛИД- новый, связаться.
  • При внесении или обнаружении в карточке номера телефона робот автоматически самостоятельно начнет и проведет проверку на наличие клиента в базе данных Б24. При наличии совпадений ЛИД будет переведен с статус - новый, связаться…


Подведет итоги:
  • Если мы делаем импорт данных, то необходимо выделить все созданные ЛИДы, ответственный Любимый робот и пакетно перевести их в стадию – проверка на наличие контакта для ручного запуска бизнес-процесса.
  • Если ЛИД создается из e-mail, ФОС с сайта или с любого другого источника, то система сама автоматически запускает робот, осуществляет проверку и по результатам присваивает ЛИДу новый статус - новый ЛИД или ЛИД с существующим контактом и дальше отрабатывает по сценарию.
  • Для корректной работы робота применяется 10 мин. технологическая задержка.
  • Быстрый запуск робота возможен в ручную – для этого нужно ЛИД перевести в стадию на «проверка наличия контакта».

Вернуться к кейсам