Кейс дня "Ускорение ввода данных о клиентах в Битрикс24"

Есть мнение о том, разработчики Битрикс24 стараясь угодить всем сразу перегрузили интерфейс многочисленными лишними кнопками и элементами с ограниченными возможностями. Все это мешает быстрой и удобной адаптации сотрудников в начальной стадии обучения и в рутинной работе.

Действительно ли все так сложно и плохо?
Рассмотрим реальную задачу. Откроем рабочий портал компании, которая занимается оформлением разрешений и пропусков для водителей грузового транспорта в г. Москва и МО. Оператор компании в ходе работы с документами должен внести в универсальный список Битрикс24 многочисленные данные и реквизиты клиента.

Универсальный список содержит поля:

  • Кто заполнил форму
  • Контакт
  • Кампания
  • Паспортные клиента
  • СНИЛС
  • ИНН
  • Факсимиле подписи
  • Фото клиента
  • И многие другие всего боле 30 полей.
  • Часть полей неоднократно дублируется в сущностях Контакты и Компании

Поля формы ввода универсального списка исторически располагаются на экране последовательно в один столбик и занимают несколько экранов. Чтобы увидеть карточку полностью необходимо уменьшать масштаб экрана или прокручивать экран, что при большом количестве полей вызывает справедливое нарекание пользователей и не очень удобно.

В базовой версии Б24, к сожалению, действительно отсутствует возможность использования масок при заполнении полей, таких как номера телефонов, ИНН, СНИЛС и подобных. Эта причина приводит к многочисленным ошибкам при вводе информации, требует большого внимания и усилий со стороны операторов и не дает полностью использовать возможности автоматизации документооборота в компании и между контрагентами.

Мы предложили решение, как поправить дело и разработали специальную форму для ввода информации которая, встраивается в интерфейс Битрикс24 с встроенными шаблонами валидации проверки правильности заполнения полей и может работать с любым облачным и корпоративным порталом.

Заполним поля карточки водителя:

  • Почту
  • Телефон
  • Тип заявления
  • ФИО
  • Дата рождения
  • Паспортные данные – авто подстановка данных из карточки Контакт
  • Данные водительского удостоверения (страна, номер документа, кем, когда выдано)
  • При заполнении полей адрес регистрации, юридический адрес компании или адрес доставки готового документа -при наборе города, региона и улицы появляются автоматические подсказки и по завершению ввода для введения дальнейшего документооборота система автоматически раскладывает данные по отдельным полям формы.
  • Место работы – при вводе названия система осуществляет проверку по сущности Компания и при обнаружении совпадения подстановку и перенос данных в соответствующие поля формы.
  • Дальше выбираем из списка способ доставки клиенту готового документа.
  • Указываем получателя
  • Пишем комментарий
  • Выбираем и сохраняем файлы с подписью и фотографией клиента

При сохранении формы начинают работать бизнес-процессы, скрипт по обработке реквизитов и в результате создается новая запись в универсальном списке в которой переносятся данные из формы и привязанных к ней сущностей Контакты и Компании. Это очень важный момент, так как именно эти данные в дальнейшем используются для генерации итоговых документов по шаблонам. Одновременно система создает новую сделку, по сценарию которой происходит дальнейшая работа между компанией и клиентом. Все связи между списком, клиентом-контактом, компанией и сделкой активизируются и сохраняются.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ:
Небольшая доработка, создание и внедрение в интерфейс формы ввода информации, несколько бизнес-процессов и скрип не только позволили существенно расширить штатный функционал Битрикс24, но и:

  • Упростили ввод необходимой информации и существенно сократили время необходимое на эту процедуру
  • Исключили необходимость установки на компьютер дополнительного текстового редактора
  • Ввод и обработка информации осуществляются одновременно с вводом информации в режиме реального времени
  • Позволили использовать удобную компактную расположенную на одном экране форму ввода информации
  • Сократили объем вводимой информации и необходимость ее ручного копирования из одной сущности в другие
  • Осуществили установление связей между документом списка, сущностями Контакт, Компания и Сделка
  • При заполнении связанных полей автоматически переносят информацию полей из уже заполненных сущностей Контакт и Компании
  • Ввод и проверка информации обязательных полей производятся по общеустановленным официальным маскам и шаблонам
  • Устранили причины возникновения ошибок в следствии человеческого фактора при внесении данных
  • Создали условия, при которых все данные поступают в Битрикс24 по единому стандарту и возможность нарушения правил операторами исключена на аппаратном уровне и контролируется системой.
  • Общие данные адресов разносятся автоматически по соответствующим полям, что является необходимым условие для автоматизации рассылки уведомлений и оформления заявок для курьерской службы.

Вернуться к кейсам