Кейс-Дня "Удобный реестр актов, договоров и других документов в Битрикс24"

ВИДЕОИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ:
В прошлом видеоролике мы говорили о том, как происходит оформление сделок на нашем корпоративном портале.
На последних стадиях каждой сделки мы отправляем счет и акты о проделанной работе клиенту. Сделка считается полностью завершенной после того, как клиент возвращает нам электронную копию подписанного акта или оригинал на бумажном носителе.
Почему это важно? Пока отсутствует этот документ, с точки зрения Закона, мы должны клиенту деньги и клиент в праве требовать их возврата.
В случае, если клиент подписал акт о выполненных работах, но не произвел полную оплату по счету, то для нас это является основанием для требования выполнения клиентом своих обязательств и погашения задолженности.

ЧТО ТАКОЕ РЕЕСТР АКТОВ? КАК НАЙТИ КЛИЕНТОВ, КОТОРЫЕ НЕ ПРЕДОСТАВИЛИ ПОДПИСАННЫЕ АКТЫ?
  • Открываем корпоративный портал, раздел Сделки, вид экрана Канбан, направление кастомизация услуг Битрикс24.
  • Рассматриваем тестовую сделку с клиентом «lk», видим что счет и акты сгенерированы, отправлены клиенту, оплата клиентом не произведена, подписанный акт выполненных работ от клиента не поступил.
  • Откроем карточку сделки, считаем, что счет оплачен клиентом и включаем нужную стадию.

ВАЖНО!
  • После проставления отметки менеджером – «Отчет отправлен» означающей, что работа завершена, система автоматически генерируется акт и отправляется клиенту.
  • В момент оплаты счета (ручная отметка менеджером, отметка финансового робота или банковского сервиса) сделка меняет свой статус на «Счет оплачен».
  • Под лентой статусов сделки расположено меню-лента, в которой есть отдельная вкладка «Акты выполненных работ» (как происходит генерирование актов см. отдельное видео).
  • Все подписанные акты клиентов хранятся на общем диске компании.
  • При открытии вкладки «Акты выполненных работ» открывается доступ к списку всех актов данной сделки. Количество актов в рамках одного проекта может быть неограниченными и зависит от количества этапов, оговоренных техническим заданием. Список содержит информационные поля и одно из них сведения о том, подписан ли акт клиентом или нет.
  • Считаем, что клиент подписал отправленный ему акт.
  • Ответственный менеджер отрывает карточку-реестр акта и переносит его электронную копию в соответствующем поле.
  • По окончании процедуры копирования, робот системы осуществит прописанную регламентом процедуру проверки, создаст на общем диске папку для хранения акта, отправит уведомления менеджеру о сохранении подписанного акта, о полной или частичной оплате счета и поменяет значение поля на «ДА» акт подписан.
  • Если счет оплачен полностью, то сделка автоматически закрывается как «успешная, запрошен отзыв» и робот информирует об этом менеджера. Копии уведомлений (согласно регламенту компании) дублируются в ленту и содержат прямую ссылку на сделку.
  • Если счет частично или полностью не оплачен, то сделка «ожидает» на стадии «Счет и акты отправлены».

РАБОТА С РЕЕСТРОМ АКТОВ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ:
  • Все акты компании доступны в списке согласно правам, предоставленным сотрудникам компанией.
  • Стандартное поле фильтра позволяет осуществить поиск и выборку акта по любому полю - параметру, например, выделить все неподписанные акты.
  • Выделенные карточку легко обрабатываются, их данные могут быть экспортированы и использованы для автоматической адресной рассылки клиентам с уведомлением о необходимости подписать акты.

ГДЕ ХРАНЯТСЯ ПОДПИСАННЫЕ АКТЫ?
  • Общий диск портала\ Акты выполненных работ\2019\Имя клиента\Папки Актов\

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ:
  • Акт выполненных работ очень важный юридический документ.
  • Если мы выполнили работу, то отправляем клиенту счет и акт.
  • Сделка считается не закрытой пока не получен подписанный акт («твердая копия» -на бумажном носителе или оформленный (подписанный и заверенный печатью) электронный файл-копия.
  • Электронный журнал –реестр позволяет выделить все неподписанные акты.
  • Все акты хранятся на общем облачном диске.
  • Реестр позволяет быстро без усилий найти и выбрать все акты любого клиента.
  • Выделенные акты могут быть обработаны роботами и с ними возможна штатная операция Битикс24, например, автоматическая рассылка электронной почтой или распечатка.
  • По аналогии создан и работает реестр договоров с клиентами и поставщиками.
  • Раньше все отправленные акты хранились привязанными к конкретной сделке клиента, но это решение не позволяет использовать фильтры и отслеживать состояние статуса актов и выделять сделки с неподписанными актами. Эти документы нельзя выделить и сохранить в одном месте, например, в облачном общем диске и использовать для дальнейшей групповой обработки. Использование в карточке сделки дополнительного технического поля, которое должен будет заполнять ручками менеджер, не практично, так как ответственные под разными причинами, часто забывают и не заполняют его.
  • Наше решение минимизирует человеческий фактор при решении поставленной нами задачи.

Вернуться к кейсам