Кейс дня "Сколько стоят внутренние проекты любой компании? Автоматический учет в Бирикс24"

Продолжаем тему: Как работает финансовый модуль в digital-агентстве.

Обсуждаем вопрос - Как посчитать и оцифровать расходы компании:
  • На внутренние проекты
  • На маркетинг
  • На обучение сотрудников

Наш модуль работает в облачной и коробочной версии Биртрикс24 и может быть настроен под требования любой компании.
Вне зависимости от того чем занимается сотрудник компании: работает с клиентом, занимается самообразованием, посещает курсы, пишет статьи на сайт или другой работой необходимо создать новую сделку. В рамках сделки создаются задачи и подзадачи.

Рассмотрим пример: Менеджеру руководителем поручено осуществить поиск поиском и подбором тендеров по нашей тематике

Сотрудник открывает портал, раздел сделки, выбирает направление – внутренние проекты, добавляет новую «сделку».
  • В поле название – пишет работа по тендерам
  • Поля сумма и валюта не заполняет
  • В поле Клиент – указывает нашу компанию
  • Обязательно указывает ID группы в рамках которой собираемся работать

Где найти и как узнать ID группы?
Открываем раздел «Группы», ищем группу по названию нашей компании. Открываем и в адресной строке смотрим номер 369 и копируем его в соответствующее поле сделки.

Зачем это нужно?
Просто теперь все задачи менеджера и соисполнителей по этой сделке будут автоматически собираться и хранится в этой папке, а не размазаны в облаке среди других задач. Например, один сотрудник должен будет делать оценку технического задания, а другой – расчеты по графическим материалам. Менеджер в карточке сделки ставить задачу соисполнителям. Он активирует кнопку – БП добавить задачу в проект. Заполнение формы задачи:
  • Название задачи, например «Общая задача по тендерам» ( в ней мы учтем все временные расходы)
  • Поле «Время проданное клиенту» = 0, так как мы не знаем сколько потратим времени на эту задачу
  • Поле «Кто будет делать?» это задача для менеджера, он должен тут проставить свои данные
  • Поле «Крайний срок» заполняется в зависимости от поручения руководства или условий тендера
  • Поле «Ставка часа» = 0
  • Задача сохраняется и система активирует ее

Дальше менеджер приступает к работе и запускает часы учета времени, потраченного для исполнения поставленной задачи.

Что входит в работу менеджера:
  • Поиски по порталам
  • Отбор и копирование данных
  • Переписка с организаторами или телефонные запросы
  • Сканирование документов или другая работа по проекту
  • Доклады руководству, совещания

В нашем примере, ответственный сотрудник уже потратил на работу 5 часов. Роботы системы постоянно отслеживают включение таймеров и производят расчеты. Время работы специалиста будет умножено на его нормо-ставку. Результаты расчетов автоматически перенесутся в соответствующие поля сделки и будут внесены в сделку Валовая прибыль в рамках рассматриваемого проекта. Значение прибыли будет со знаком минус, так как это наши внутренние расходы, не спонсируемые клиентами.

Вернуться к кейсам