Кейс-дня «Система ДПО (Дополнительное профессиональное образование) в Битрикс24»

Компания занимается организацией. Подготовкой и проведением семинаров, курсов повышения квалификации и профессиональным образованием.
Каждое направление имеет свои особенности.
Сегодня мы рассмотрим направление ДПО (Дополнительное профессиональное образование).

Основные вопросы темы:
  • сохранение, ведение и редактирования списка участников
  • место, структура, каталог и организация хранения документов участников

В карточке сделки имеется окно выбора направлений – выбираем ДПО
Дальше штатные операции, заполнение обязательных полей:
Выбор:
  • участника
  • код партнера
  • ответственного лица (со стороны клиента)
  • название и код мероприятия

Дальше работа со сделкой идет по обычному сценарию: согласование, уточнения, выставление и оплата счета ….

На стадии согласования – с помощью дополнительного модуля (список участники) к сделке привязывается конкретный человек (контакт) – сотрудник компании клиента из каталога Контакт. Если контакт новый и информация о нем отсутствует в каталоге Контакт, то для него создается новая карточка контакта.

Документы участника хранятся в дополнительном модуле (универсальном списке "Документы участника". Модуль доступен в горизонтальном меню сделки и расположен рядом с вкладкой "Участники".
В данном списке хранятся файлы копий: диплома, паспорта, договор согласие по работе с личными данными, документы о смене фамилии... и другие документы.
Перечень документов участника курсов обучения определен регламентом, законодательством РФ и правилами компании.

Сбор документов осуществляется ответственным сотрудником компании – организатора на определенной стадии сделки и помещается в карточку клиента. Часть полей карточки заполняется автоматически системой, а часть менеджером на основании данных документов представленных участником ДПО.

Форма экрана список, фильтры позволяют просмотреть документы и получить общую наглядную картину соблюдения правил сбора данных на участников и легко выделить участников у которых документы полностью или частично отсутствуют, для дальнейшей работы с ними.

Для архивного структурированного хранения документов участников, копии всех документов могут храниться в удобной и доступной форме на общем облачном диске корпоративного портала. Процесс копирования документов в нашем примере осуществляется менеджером с помощью ручного запуска бизнес процесса из карточки сделки, но по желанию заказчика может быть изменен на режим автоматического копирования и сохранения.

Преимущество хранения отдельной папки документов участника на диске состоит в том что, можно работать со всем пакетом документов одновременно, а с документами в сделке, только с каждым документом отдельно. Выбор права места и способа хранения на данном этапе проекта предоставляется менеджерам.

Вернуться к кейсам