Кейс дня "Рассылаем заготовленное HTML письмо из Битрикс24 с подстановкой данных о клиенте"

ВИДЕОИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ:
  • Пример рассылки красиво сверстанных писем клиентам с автоподстановкой данных.
  • Обязательное условие – менеджер должен увидеть подготовленное к отправке письмо, и чтобы при необходимости перед отправкой мог бы внести необходимые правки в его содержание.
  • Процедура отправки такого письма носит «ручной» характер с предварительной проверкой, копия отправленных писем хранится в папке –«отправленные».

КАК ЭТО РАБОТАЕТ?
  • Входим в корпоративный портал, в раздел CRM, в вкладку Контакты, выбираем адресата и открываем карточку клиента (для тестов) .
  • Проверяем заполнение и правильность заполнения обязательных полей карточки клиента:
    ‣ Обращение (при необходимости)
    ‣ Имя
    ‣ Фамилия
    ‣ E-mail

ВАЖНО:
  • Все данные должны не содержать ошибок и правильно разнесены по своим местам.

ДАЛЬНЕЙШИЕ ШАГИ:
  • Менеджеру необходимо активировать кнопку письмо в карточке клиента и выбрать шаблон письма.
  • Шаблон письма загружается на экран. Проверяем правильность переноса данных клиента, при необходимости правим текст или вносим другие дополнения или изменения.
  • Отправляем письмо клиенту (если активировать кнопку отправить мне копию, то копия письма будет направлена в ваш почтовый ящик).
  • Проверяем содержимое «тестового» почтового ящика, открываем полученное письмо и убеждаемся в его корректности.
  • Заглянем в карточку клиента, в ней видны сообщения о том, что письмо отправлено клиенту, им получено и прочитано.

ВАЖНО:
  • Для рассылки сообщений и контроля доставки и прочтения нашего письма клиентом, обязательно должен быть подключен и настроен модуль «Почта». Настройки модуля должны содержать данные пользователя (менеджера который будет отправлять письмо клиенту).
  • Как проверить, что все настроено правильно? Открываем модуль почта и убеждаемся, что ваш ящик подключен. Если нет, то «давим на шестерёнку-кнопка включения настроек», выбираем вкладку настройки, открываем карточку «Управление почтовым ящиком». Если ящик не включен, то активируем его, если ящик не прописан, то «прописываем» его (см. отдельное видео). Проверяем настройки для исходящих писем. Если почтовый ящик работает правильно, то копия отправленного вами письма будет лежать в папке исходящих.

КАК ДОБАВИТЬ НОВЫЙ ШАБЛОН ПИСЬМА?
  • Шаблон письма для общей рассылки может создать, подготовить и загрузить только квалифицированный сотрудник компании, обладающий правами администратора.

  • Для начала работы необходимо:
     Поручить верстальщику подготовить шаблон письма в формате HTML ,
     Войти в раздел CRM, «Настройки», «Работа с почтой», «Почтовые шаблоны», включить режим html (кнопка в конце меню управления редактора).
     Добавить новый шаблон, присвоить ему название и вставить заготовку в тело письма.

  • В шаблоне можно указать:
    ‣ Кто является отправителем письма по умолчанию.
    ‣ К какой сущности CRM будет привязан шаблон (откуда будут браться обращение, имя, фамилия, e-mail для авто заполнения шаблона письма). В нашем примере это сущность - «Контакт».
    ‣ Тему письма, активность и кто может пользоваться шаблоном, например, все.
    ‣ Штатный редактор Битрикс24 позволяет вносить изменения, подтягивать поля из карточки нужной сущности (в нашем примере - Клиента). Включение режима – активация 3-х горизонтальных кнопок справа в конце строки меню.

ВАЖНО:
  • Все картинки и составляющие шаблона должны быть скопированы и размещены на сайте, а все ссылки на них должны иметь реальные – правильные адреса.
  • HTML рассылки имеют особенности и требуют соблюдения определенных правил и знаний от сотрудника, который готовит заготовку.
  • Для корректного отображения письма на различных типах устройств, часто заготовки писем верстают в табличном формате.
  • В случае адаптивной верстки заготовки очень важно провести тестирование шаблона письма на всех известных почтовых клиентах и на мобильных устройствах.
  • Имеются ограничения катающиеся применения фоновых изображений и вставок.
  • Пред отправкой писем клиентам настоятельно рекомендуется проверить качество и корректность шаблонов на тестовых рассылках в outlook, в The Bat, на мобильные телефоны и в различных браузерах.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ:
  • Администратор портала может создавать и загружать новые почтовые шаблоны, вносить необходимые изменения и правки.
  • Менеджеры могут быстро «готовить» по шаблону и отправлять письма, контролировать получение писем клиентами, отслеживать прочитано или нет наше письмо, делать выводы и строить план дальнейших дел с клиентами.

Вернуться к кейсам