Продолжаем тему: Финансовые отчеты о сделках в режиме онлайн.
В прошлом видеоотчете мы познакомились с тем как менеджеры и их руководители могут держать руку на пульсе компании.
Теперь настала очередь рассмотреть как работает система, как менеджерам правильно создавать и вести сделки по статусам в течении работы, чтобы данные отчета полностью отображали реальную картину.

Открываем кабинет (портал) менеджера:

• В данном функционале мы широко используем возможности штатных модулей Б24 – «Группы» и «Задачи».
• Модуль «Задачи» отвечает за подсчет рабочего времени которое менеджер и конечные исполнители тратят на выполнение поручений в рамках сделки (проекта). Это очень важный момент и ключевое звено на котором выстроена вся конструкция (философия) предлагаемого нами финансового учета ДДС.
• Если нет результатов учета затраченного времени и эти данные не фиксируются, то системе нечего анализировать, пустоту невозможно автоматизировать и содержимое финансового отчета будет отражать что угодно, но только не реальную экономику компании.
• CRM и Битрикс24 это всего лишь прекрасные инструменты, которые с помощью роботов и бизнес-процессов позволяют систематизировать имеющиеся данные освобождая нас от нудной, объемной, непроизводительной и рутинной работы. Но если нет никакого учета, никакого контроля, никакой фиксации основных параметров производства, то они или любые другие способы, например, блокнот, бумажка, счеты, экселовская таблица, умный бухгалтер и методы бесполезны.
• Откроем уже созданную «Сделку».
• Для связи «Сделки» и «Группы» в карточке сделки мы создали обязательное Дополнительное поле - ID группы. «Группа», примитивно говоря группа это папка на портале, где мы будем хранить все материалы и задачи по нашей сделке (рабочему проекту).
• Чтобы не плодить бесконечное количество групп, перед началом работы нужно войти в раздел «Группы», набрать название компании клиента и убедится в наличии или ее отсутствии. Обычно группы создаются по названию компании, корпоративного портала или сайта. Присвоение названия новой группе должно быть регламентировано внутренней инструкцией вашей компании. В идеале должен вестись список – электронный журнал зарегистрированных групп, например в универсальном списке Б24. Очень важно помнить, что доступ к группе может быть ограничен ее создателем и этот вопрос необходимо согласовать с руководителем или системным администратором проекта.
• Если группа по работе с данным клиентом или проектом на портале уже создана, то заносим номер нужной группы в карточку сделки. Если это новый клиент или проект, то сначала создаем новую группу и потом заносим ее номер в соответствующее поле сделки.
• В нашем примере мы видим, что интересующая нас группа уже создана и к ней есть доступ. Открываем группу и в адресной строке читаем номер 1111, он и является ID группы, копируем и переносим номер в соответствующее поле «Сделки». Если данное поле будет пустым, то система не позволит нам продолжать работать с карточкой сделки и напомнит об этом.