Кейс дня "План заказов мастера швейного цеха в мобильном телефоне в Битрикс24"

Техническое задание, создать:
  • Инструмент постановки задач производству и контроля для начальника отдела производства и мастера цеха предприятия.
  • Инструмент контроля состояния исполнения и продвижения заказов для клиента и ответственного менеджера со стадии заказ-принят, до стадии заказ-отгружен клиенту.
  • Удобный, мобильный инструмент для постановки задач исполнителям на швейном производстве.

Как это работает (в рамках конкретно оговоренного ТЗ)?
  • У нас 3 участника бизнес-процесса
    ‣ Менеджер по продажам.
    ‣ Руководитель отдела производства.
    ‣ Исполнитель заказа – мастер швейного цеха.
  • Количество заказов, одновременно находящихся в работе не ограничено.
  • Менеджер создает сделку сам или работает со сделкой созданной при заполнении клиентом ФОС интернет-магазина. Он двигает сделку по статусам до стадии –«Пошив». С этого момента начинает работать робот, система открывает форму, в которой менеджер должен заполнить обязательное поле:
    ‣ Кто будет осуществлять пошив, «удаленный» цех или «наш»?
    ‣ В каждом цехе по 1 мастеру, который несет полную ответственность за заказ.
  • При выборе цеха, система поставит задачи исполнителю на ознакомление и изготовление, привяжет техническое задание, файлы, укажет крайний срок изготовления заказа.
    ‣ Первая задача мастеру – ознакомится с размерами изделия и сроками сдачи заказа. После ознакомления мастер закрывает задачу, тем самым подтверждая прием заказа, понимание его деталей и готовность соблюдения сроков исполнения.
    ‣ Вторая задача мастеру – приступить к исполнению заказа. При начале работы, мастер включает таймер рабочего времени, ставит его на паузы во время перерыва, окончания рабочей смены и при необходимости заново возобновить время работы над заказом. При начале работы стадия сделки автоматически переходит в статус –«начато производство». Закрытие задачи означает полное окончание работы и автоматический переход сделки на следующую стадию воронки.
    ‣ Менеджер отдела продаж получает уведомления о всех изменениях статусов сделки в автоматическом режиме.
    ‣ Начальник производства видит общую и детальную информацию о всех изменениях статусов сделок в режиме реального времени по всем цехам и мастерам, количество не выполненных задач и сроки отгрузки изделий клиентам.

Как мастер получает заказы?
  • При переводе сделки в статус «Пошив» и выбора менеджером место изготовления, мастер выбранного получает уведомление на мобильное приложение Битрикс24, установленное на личный (служебный) мобильный телефон (смартфон или планшетник) о том, что поступил новый заказ и его характеристики.
  • Доступ и все манипуляции с задачами на всех устройствах (телефонах, планшетниках и компьютерах) синхронизированы.

Как работает мобильное приложение?
  • В приложении на экране мобильного устройства, появляется счетчик новых уведомлений, при нажатии на него – можно прочитать текст полного сообщения.
  • В уведомлении есть активная ссылка на открытие новой поставленной задачи, которая позволяет ознакомится с параметрами очередного заказа. После закрытия отметки в чек-листе задачи – ознакомился и закрытия задачи, система ставит мастеру вторую задачу – приступить к пошиву.

Как работает веб-интерфейс на планшетнике или компьютере мастера?
  • Веб версия – предоставляет больший объем информации, наглядности и инструментов при работе.
  • При входе на корпоративный портал, по умолчанию – открывается раздел «Производство», вкладка – задачи группы в режиме экрана «канбан».
  • Мастер на корпоративном портале – является экстернат сотрудником (его права и доступный объем информации ограничены в сравнении с менеджером и руководителем производства).

Пошив завершен, что дальше?
  • Задача для мастера закрывается и переходит в статус ожидает контроля и подтверждения.
  • Система создает задачу – начальнику производства, подготовить комплект закрывающих документов для выполненного заказа. Закрытие задачи означает, что документы подготовлены и приложены к готовому изделию, после чего система поменяет статус сделки на «готов к отгрузке».
  • Система ждет от менеджера контроля за задачами мастера и начальника производства. На этом этапе менеджер проверяет качество изделия, комплектность, количество, упаковку, наличие комплекта документов. Если у менеджера нет замечаний, то он принимает (подтверждает) работу мастера и начальника производства. При подтверждении – система закрывает работу-задачу мастера и задачу начальника производства как выполненные и переводит статус сделки в стадию –«готов к отгрузке».
  • В случае обнаружения несоответствия техническому заданию, дефекта готового изделия или некомплекта документов, менеджер возвращает задачу конкретному исполнителю на доработку. В названии задачи добавиться текст – «Проблема в заказе» и эта задача будет заново открыта. При открытии задачи в ней будет комментарий менеджера, описывающий причину отказа, просьба устранить проблему, после чего система автоматически переведет стадию сделки в статус «проблема с заказом». Задачи на «доработку» и статус сделки доступны и видны всем участникам рабочего процесса. Задача занимает свое место в общем списке активных задач исполнителя. Место расположения задачи привязано к дате сдачи изделия клиенту, чем меньше срок, тем выше место в общем списке задач. Данный цикл работает до полного устранения претензий.


Вернуться к кейсам