Кейс дня "Организация реестра данных о сотрудниках в Битрикс24"

ВИДЕООТЧЕТ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ:
  • Проект реализован с помощью модуля «Универсальные списки».
  • Универсальные списки позволяют создавать и вести собственные различные справочники и реестры для нужд компании и оснащать их элементами автоматизации.
  • Часто встречающийся случай реализации — это создание реестра компании, учета личных и служебных данных сотрудников, параметры доступов, пароли к служебным сервисам, например, корпоративной почте и Битрикс24.

РАССМОТРИМ НА ПРИМЕРЕ КАК ЭТО РАБОТАЕТ?
  • Открываем корпоративный портал (тариф «Команда», раздел списки, список –«Реестр сотрудников»)
    Где живут «списки»?
    Быстрый поиск по поисковой строке портала – набираем Списки или открываем главное меню (левый столбик) раздел сотрудники, вкладка списки. Универсальные списки доступны в тарифах Битрикс24: «Компания», «Команда» и в «CRM +» в рамках группы.
  • Откроем список. Список содержит контактную информацию о сотрудниках компании, сведения о номерах телефонов и e-mail. Количество и состав вносимой информации не ограничены.
  • Создадим новую карточку сотрудника, заполним информационные поля.
  • В рамках демонстрируемого проекта создан только один бизнес-процесс автоматизации, который уведомляет сотрудников о том, что у них изменился(лись) пароль(и).
  • Запуск БП уведомления сотрудников осуществляется курирующим сотрудником вручную. Уведомление может быть отправлено сразу нескольким абонементам, например, сотруднику и его руководителю.
  • Доступ к чтению, просмотру добавлению и к работе с реестром ограничивается правами и предоставляется согласно регламенту, например, руководителю компании, начальнику службы безопасности, главному бухгалтеру и начальнику службы технической поддержки.
  • Как ограничить доступ к реестру?
    Правами на ввод ограничений процедуру обладаем создатель списка с правами администратора.
  • Открываем список, настойки, вкладка «Доступ» -настраиваем доступ к списку для сотрудников по именно или по должности.

Практические варианты использования реестра:
  • Закрепление за сотрудников корпоративного e-mail и телефона
  • При выходе на работу нового сотрудника, ему на телефон или личную почту уходит централизованное уведомление с указанием логина и пароля, а также параметры доступа к корпоративному порталу.
  • Место откуда берет информацию бухгалтер компании при приеме на работу и занесении данных о сотрудниках в 1С бухгалтерию.
  • Если в карточке нового сотрудника отсутствует ИНН и Снилс, то бухгалтеру компании ставится задача их оформить.
  • Место откуда берет информацию служба технической поддержки при включении допусков и подключении сотрудников к роботам автоматизации бизнес-процессов.
  • Второй уровень автоматизации ведения реестра компании заключается в том, что специальный бизнес-процесс сам по шаблону создает и присваивает почтовый логин + пароль, создает и открывает доступ к корпоративному порталу Битрикс24 для новых сотрудников. Руководителю компании или сотруднику отдела кадров достаточно только указать фамилию, имя нового сотрудника и номер его телефона всю остальную работу выполнять роботы.
  • Новый сотрудник – перейдя на рабочее место и получив соответствующее SMS сразу готов приступить к работе.
  • Третий уровень автоматизации – это бизнес процесс, который использую защищенные протоколы и REST Api проводит автоматическое изменение паролей доступов от корпоративной почты и Битрикс24 непосредственно в реестре. Эта процедура позволяет доверенному лицу компании уверенному пользователю компьютера без обращения к высококвалифицированному специалисту – администратору портала внести любые изменения просто в карточке реестра.
  • Четвертый уровень автоматизации – это когда внутри крупной компании процедуру предоставления логинов и паролей, а также их замена предоставляется только руководителям отделов. При этом руководители отделов могут выполнить эту процедуру только для своих непосредственных подчиненных.
  • Пятый уровень использует робота, который считывает дату рождения сотрудника и за несколько дней извещает об этом его руководителя.

Вернуться к кейсам