Кейс дня "Оперативный отчет по обработке лидов в Битрикс24"

ВИДЕО ОТЧЕТ ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА

Руководители компании, специализирующейся на организации и проведении тематических мероприятий сформулировали задачу, нужна:
  • Реальная информация о нагрузке сотрудников отдела продаж.
  • История коммуникаций с потенциальными клиентами.
  • Отчеты в режиме реального времени.
  • Экспорт отчетов в формате ексель.

КАК БЫЛО, учеты:
  • Компаний и контактов потенциальный и действующих клиентов ведутся в CRM Битрикс24.
  • Все обращения регистрируются в Битрикс24 в каточке «ЛИДы».
  • Контракты с клиентами регистрируются в Битрикс24 в каточке «Сделки».
  • Базовый функционал Б24 позволяет работать с карточками клиентов, компаний, в блоке timeline фиксировать действия менеджера и клиентов, делать комментарии, сохранять записи дел, осуществлять привязку обмена писем и сообщений.
  • После этого история коммуникаций, обращений, комментарии (по сложившейся традиции) дублируется вручную и ведется в электронной таблице формата ексель.
  • Форма отчета (ексель) имеет усеченный набор информационных полей, она содержит выборочную ограниченную информацию. В ней отсутствует информация о менеджерах, ведущих проекты, кто делал комментарии, с кем велись переговоры, велась ли переписка и какие письма были отправлены, нет возможности прослушать записи телефонных переговоров, нет привязки к дате проведения мероприятия.

ЖЕЛАНИЕ ЗАКАЗЧИКА:
  • Добавить в Битикс24 возможность сбора комментариев по работе с клиентами, дополнительные информационные поля в действующую форму отчета, возможность простого и удобного экспорта итоговых данных отчета в электронную таблицу формата ексель.
  • Максимально использовать имеющиеся возможности Битрикс24 в работе компании.

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ:
  • Менеджеры в соответствии со сценариями открывают карточки «ЛИД», «Сделки» и работают с полями «Компания» или «Клиент».
  • О формах карточек, полях, как регистрировать новые контакты и компании, о назначении и о отличиях справочников «Контакты» и «Компании» мы подробно рассматривали в предыдущих видео. Коротко в них хранится вся информация о клиентах.

ТИПОВОЙ СЛУЧАЙ:
  • Битрикс24 зафиксировал обращение потенциального клиента (автоматически или был создал вручную менеджером)
  • Менеджер приступает к работе, заполняет ключевые (обязательные) поля карточки ЛИД.
  • При заполнении поля «Компании» сразу после набора менеджером первых букв система автоматически проводит проверку и подсказывает менеджеру о всех встречающихся совпадениях. Таком образов уже на этапе ввода подскажет мы работает с новой компанией или она уже у нас зарегистрирована. Если компания отсутствует, то мы ее регистрируем, если она уже есть, то просто выбираем ее из списка и прикрепляем ее к карточке ЛИД. Такой метод контроля позволяет не создавать дубликатов уже имеющихся компаний.
  • Битрикс24 также автоматически осуществляет поиски и контроль дубликатов по ФИО контакта, номеру телефона и E-mal.
  • Приступив к работе, менеджер переводит ЛИД в статус «менеджер назначен».
  • Дальше менеджер работает по схеме, квалифицирует клиента, например, выбирает мероприятие SAPE 2020, к которому он проявил интерес.
  • Переводит ЛИД в статус «Квалификация проведена».
  • Связывается, контактирует, выясняет заинтересованность клиента в участии в мероприятии. Какие у него есть потребности в выставочной площадке, потребность в дополнительных услугах?
  • В ходе общения менеджер должен записать свои комментарии.
  • Комментарии в карточку клиента добавляются с помощью бизнес-процесса. Запуск бизнес-процесса осуществляется кнопкой в верхнем углу карточки. При запуске открывается поле, в котором осуществляется запись. Дальше робот собирает все комментарии, сохраняет их, фиксирует информацию, кем, когда, для кого была сделана запись. Для удобства менеджеров в поле для комментариев имеется ссылка-подсказка на обучающий видео ролик.
  • Сохраним ЛИД, робот автоматически обновит название ЛИДа, приведет его к корпоративному стандарту, позволяющему мгновенно ориентироваться с кем и по какому мероприятию ведутся работы. В названии будет прописано название мероприятия, компания участник.
  • В верхней части карточки ЛИД открывается поле комментарии, в котором содержится вся интересующая менеджера и руководство компании информация.
  • Все последующие комментарии в хронологическом порядке будут аккумулироваться в этом поле.
  • Далее менеджер осуществляет обычную работу с ЛИДом до его полной конвертации по допустимому сценарию.
  • Итогом работы с ЛИДом является его конвертация в «Контакт», в «Компанию», в Сделку» или в «плохой ЛИД».

ПОЛУЧЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ:
  • Менеджер или руководитель в режиме реального времени может видеть историю общения с клиентами за любой период времени, по любому мероприятию используя мощные возможности фильтров и отчетов Битрикс24.
  • Вся история коммуникаций сохранены в карточках «ЛИЛ, «Сделки», «Контакты» и «Компании». Быстрый переход возможен из любой указанной выше сущности.
  • Экспорт всех данных (расширенный список полей) в формат ексель осуществляется нажатием кнопки штатного функционала Б24.
  • Отчет (ексель) может быть получен в один клик по любому менеджеру, по мероприятию и за интересующий период.

Вернуться к кейсам