Кейс дня "Облегчаем жизнь сотрудникам и уменьшаем кол-во ошибок при заполнении карточек CRM в Б24"

ВИДЕОИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ КЛИЕНТА, РАБОТАЕМ НАД ОШИБКАМИ:
  • Каталог Контакты:
    ‣ По регламенту компании в карточке клиента должны быть заполнены обязательные поля (Город и Страна). Открываем карточку и видим, что она содержит два поля с одинаковым названием –Город, одно из которых вероятно было ошибочно создано на первом этапе внедрения 

CRM системы в компании или импорте готовых бизнес-процессов и теперь служит серьезным источником проблем при работе с данными клиентов:
  • Создают ошибки в отчетах,
  • Не позволяют корректно работать с фильтрами и осуществлять выборку данных, экспортировать данные,
  • Создают ошибки при работе модуля CRM маркетинг,
  • Теряют клиентов при организации оповещений и информационных рассылок.
  • Объем вносимой информации в поле имеет физические ограничения.


Что делать, как спасать ситуацию?
  • Чтобы не нарушить и сохранить всю уже внесенную информацию, для начала переименуем одно из них – добавим в название примечание – «старое не использовать», чтобы при создании новой или корректировки старой карточки менеджеры больше не работали с этим полем.
  • Изучим содержимое полей. В одном поле город «москва» написана с маленькой буквы, во втором с орфографической ошибкой. Понимаем, что эти ошибки результат того, что в карточку клиента информация в данное поле вносилась менеджером вручную (человеческий фактор).
  • Наш первый совет- уже на стадии внедрения и запуска в работу CRM для заполнения таких полей использовать поля в виде выпадающего списка с заполненными данными. В нашем примере для клиента, мы создали новое поле Город v.2.0. куда поместили все города России, с которыми клиент уже работает. Система при наборе первых символов названия города автоматически предлагает готовые варианты и по мере заполнения менеджером этого поля ограничивает их количество. Дальше выбор города осуществляется традиционно выбором клавиши «мыши» или «Enter» клавиатуры. Несколько манипуляций менеджера позволяют безошибочно и однозначно заполнить обязательные поля карточки минимизировав «человеческие» ошибки ввода информации.
  • Как это работает?
    Полю Город 2.0. при создании назначен тип - связь с элементами списка. При заполнении поля система обращается к списку (справочнику городов) и дальше работает с ним.
  • Что делать если в списке отсутствует нужное название?
    Если у Вас есть доступ к списку, то Вы открываете список и просто вносите нужную информацию. После сохранения она станет доступной из поля карточки клиента всем сотрудникам. Если (согласно регламенту компании) у Вас нет доступа, то согласно инструкции, Вы поручаете ответственному сотруднику внести дополнения в список.
  • Где живут списки (если Вы к ним обращаетесь в первый раз)?
    В поисковой строке фильтра портала наберите слово «спис» и система сама откроет Вам доступ. Для удобства повторного вызова нужного списка активизируйте «звездочку» справа от его названия и название списка появится в левом столбике главного меню вашего портала. В нашем примере список называется «Города для контактов».
  • Открываем список – добавляем новое название, корректируем или удаляем старые.
  • Доступ к данному списку-справочнику определяется регламентом компании и перечнем сотрудников. Изюминка использования списка-справочника заключается в неограниченных его возможностях и в том, что для работы с ним нет необходимости обращаться к программисту или отвлекать сотрудника компании с правами администратора. Данная процедура выполняется любым обученным сотрудником с минимальными навыками пользователя компьютера имеющим право на данную операцию.
  • Кроме этого список справочник позволяет выбрать не один, а несколько городов и закрепить их в карточке клиента.


КАК СОЗДАТЬ НОВОЕ ПОЛЕ-СПРАВОЧНИК? (функционал доступен начиная с тарифа «Команда» и «CRM ПЛЮС» Битрикс24.
  • Сотрудник с правами администратора, открывает раздел Списки и создает –новый список «Страны», настоим подписи к элементам списка –страна.
  • Открываем список и добавляем страны, например, Россия и Израиль.
  • Возвращаемся в карточку CRM, раздел Контакты и в любой карточке создаем новой поле, используя –кнопку внизу нужного раздела.
  • Открывается карточка создания нового поля, если на экране невидно нужного типа, открываем вкладку дополнительные поля, заполним название –поля «Страна 2.0.», значение – множественное, показывать в фильтре, Тип – Привязка к элементам инфоблоков, выбираем тип – списки (lists) и название списка –«Страны», сохраняем данные.
  • Возвращаемся в карточку контакта и включим отображение нового поля. Для этого активизируем поле в конце раздела «Выбрать поле».
  • Старое поле – страна переименуем, добавив комментарий – «старое не использовать». В дальнейшей работе будем использовать только новое поле Страна 2.0.

Вернуться к кейсам