Кейс дня "Облегчаем жизнь сотрудникам и уменьшаем кол-во ошибок при заполнении карточек CRM в Б24"

ВИДЕОИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ КЛИЕНТА, РАБОТАЕМ НАД ОШИБКАМИ:

Каталог Контакты:
‣ По регламенту компании в карточке клиента должны быть заполнены обязательные поля (Город и Страна). Открываем карточку и видим, что она содержит два поля с одинаковым названием –Город, одно из которых вероятно было ошибочно создано на первом этапе внедрения

CRM системы в компании или импорте готовых бизнес-процессов и теперь служит серьезным источником проблем при работе с данными клиентов:

Создают ошибки в отчетах,
Не позволяют корректно работать с фильтрами и осуществлять выборку данных, экспортировать данные,
Создают ошибки при работе модуля CRM маркетинг,
Теряют клиентов при организации оповещений и информационных рассылок.
Объем вносимой информации в поле имеет физические ограничения.

Что делать, как спасать ситуацию?

Чтобы не нарушить и сохранить всю уже внесенную информацию, для начала переименуем одно из них – добавим в название примечание – «старое не использовать», чтобы при создании новой или корректировки старой карточки менеджеры больше не работали с этим полем.
Изучим содержимое полей. В одном поле город «москва» написана с маленькой буквы, во втором с орфографической ошибкой. Понимаем, что эти ошибки результат того, что в карточку клиента информация в данное поле вносилась менеджером вручную (человеческий фактор).
Наш первый совет- уже на стадии внедрения и запуска в работу CRM для заполнения таких полей использовать поля в виде выпадающего списка с заполненными данными. В нашем примере для клиента, мы создали новое поле Город v.2.0. куда поместили все города России, с которыми клиент уже работает. Система при наборе первых символов названия города автоматически предлагает готовые варианты и по мере заполнения менеджером этого поля ограничивает их количество. Дальше выбор города осуществляется традиционно выбором клавиши «мыши» или «Enter» клавиатуры. Несколько манипуляций менеджера позволяют безошибочно и однозначно заполнить обязательные поля карточки минимизировав «человеческие» ошибки ввода информации.
Как это работает?
Полю Город 2.0. при создании назначен тип - связь с элементами списка. При заполнении поля система обращается к списку (справочнику городов) и дальше работает с ним.
Что делать если в списке отсутствует нужное название?
Если у Вас есть доступ к списку, то Вы открываете список и просто вносите нужную информацию. После сохранения она станет доступной из поля карточки клиента всем сотрудникам. Если (согласно регламенту компании) у Вас нет доступа, то согласно инструкции, Вы поручаете ответственному сотруднику внести дополнения в список.
Где живут списки (если Вы к ним обращаетесь в первый раз)?
В поисковой строке фильтра портала наберите слово «спис» и система сама откроет Вам доступ. Для удобства повторного вызова нужного списка активизируйте «звездочку» справа от его названия и название списка появится в левом столбике главного меню вашего портала. В нашем примере список называется «Города для контактов».
Открываем список – добавляем новое название, корректируем или удаляем старые.
Доступ к данному списку-справочнику определяется регламентом компании и перечнем сотрудников. Изюминка использования списка-справочника заключается в неограниченных его возможностях и в том, что для работы с ним нет необходимости обращаться к программисту или отвлекать сотрудника компании с правами администратора. Данная процедура выполняется любым обученным сотрудником с минимальными навыками пользователя компьютера имеющим право на данную операцию.
Кроме этого список справочник позволяет выбрать не один, а несколько городов и закрепить их в карточке клиента.

КАК СОЗДАТЬ НОВОЕ ПОЛЕ-СПРАВОЧНИК? (функционал доступен начиная с тарифа «Команда» и «CRM ПЛЮС» Битрикс24.

Сотрудник с правами администратора, открывает раздел Списки и создает –новый список «Страны», настоим подписи к элементам списка –страна.
Открываем список и добавляем страны, например, Россия и Израиль.
Возвращаемся в карточку CRM, раздел Контакты и в любой карточке создаем новой поле, используя –кнопку внизу нужного раздела.
Открывается карточка создания нового поля, если на экране невидно нужного типа, открываем вкладку дополнительные поля, заполним название –поля «Страна 2.0.», значение – множественное, показывать в фильтре, Тип – Привязка к элементам инфоблоков, выбираем тип – списки (lists) и название списка –«Страны», сохраняем данные.
Возвращаемся в карточку контакта и включим отображение нового поля. Для этого активизируем поле в конце раздела «Выбрать поле».
Старое поле – страна переименуем, добавив комментарий – «старое не использовать». В дальнейшей работе будем использовать только новое поле Страна 2.0.

Оставьте заявку и мы перезвоним вам

Global Solutions

Наши кейсы

Бесплатная консультация эксперта

Кейс дня "Облегчаем жизнь сотрудникам и уменьшаем кол-во ошибок при заполнении карточек CRM в Б24"

Портфолио

О компании

Блог о Битрикс24

Задать вопрос: