Кейс-дня "Интеграция двух разных систем - Эксель - калькулятор и Битрикс24"

Аннотация:
  • Московская типография проводит сложные расчеты стоимости продукции в эксель-калькуляторе.
  • Руководство компании обратилось с просьбой интегрировать действующий калькулятор и Битрикс 24.

Как устроен бизнес-процесс расчета в типографии:
  • Менеджеры осуществляют расчеты в специально разработанном калькуляторе на основе электронных таблиц эксель.
  • Калькулятор содержит специфические вкладки, сложные формулы расчетов, макросы, сведения о стоимости услуг, комплектующих и многочисленные справочники.
  • Полученные данные расчетов (десятки различных параметров) дальше переносятся путем последовательного копирования или ручного ввода в Битрикс 24.
  • Данная процедура требует времени и часто сопровождается ошибками при переносе данных.
  • Эксель расчеты сохраняются только в виде готового эксель файла с новым названием на компьютерах менеджеров или корпоративном сервере.
  • Отсутствует возможность быстрого и удобного поиска старого расчета
  • Отсутствует единая база данных расчетов
  • Систематический и достоверный контроль за итогами расчетов компании и индивидуально каждого менеджера провести не представляется возможным
  • Отказаться от исторически сложившейся системы расчетов по ряду причин компания не готова.

В нашем примере мы видим как выглядят результаты типового расчета многостраничного издания – брошюры.
  • Менеджеры заполняют обязательные поля – параметры изделия в нескольких вкладках эксель-таблицы.
  • В результате автоматического расчета формируется специальный лист – таблица результатов расчета, с детальной разбивкой по всем параметрам заказа: перечнем, количества необходимых материалов, информацией о стоимости отдельных операций и всего заказа.

Что сделано?
  • В данную таблицу были добавлены: новое дополнительное поле для записи названия клиента и активная кнопка (отправить в Битрикс24).
  • Активная кнопка после нажатия менеджером запускает специально написанный модуль (через REST API), который аккумулирует все данные полученные в эксель-калькуляторе в Универсальный список Битрикс24.
  • Дальнейшая автоматизация предоставляет неограниченные возможности результатов интеграции и позволяет:
  • Использовать эти данные во всех сущностях CRM (в лидах и сделках)
  • Использовать все возможности коммуникации Битрикс 24
  • Автоматически готовить КП
  • Выставлять счета и много другое

Данные передаются в одни клик для менеджера:
  • Сокращает и делает ненужными до 5 обязательных ручных операции, которые сейчас выполняют менеджеры, тем самым сокращая временные затраты и повышая эффективность труда
  • Позволяет сохранять все проводимые расчеты в одной базе данных в электронной таблице Б24
  • Исключает случайные «человеческие» ошибки при переносе данных
  • Предоставляет возможности дальнейшей глубокой автоматизации

Вернуться к кейсам