Кейс дня "График отсутствий и отпусков + автоучет этих данных при постановке заданий в Битрикс24"

Часто ли вам приходится отвечать на вопросы:
  • Когда у вашего сотрудника отпуск?
  • Как быстро вы получите уведомление о том, что кто-то заболел и не придет на работу?
  • Кто должен подменять заболевшего, отсутствующего, уволившегося?
  • Какие задачи должны были выполнены в отсутствие сотрудника?
  • Может ли сотрудник во время отсутствия работать дома?

Как вы уже поняли сегодня будем говорить о задачах автоматизации учета присутствия и отпусков в Битрикс24.

Наше решение реализовано на списке «живой» ленты.
Откроем список, он позволяет любому сотруднику компании отметить свое отсутствие или указать плановый отпуск. Запускаем процесс, открывается карточка формы, заполняем поля, указываем тип отсутствия: больничный, отгул, отгул за свой счет, работа вне офиса, отпуск. В зависимости от выбора причины, в общем календаре компании будут указаны различные значения и указываться возможности сотрудника на момент его отсутствия.

В форме описываем задачи и указываем клиентов, с которыми необходимо продолжать работу во время своего отсутствия, можно выбрать сотрудника, который вас подменит. Система автоматически для сотрудника подмены и вашего руководителя создаст уведомления, задачи и внесет данные в общий график отсутствий.

В результате подключения такого блока руководители компании и отделов получают возможность просмотра графика в режиме реального времени отражающего реальную картину присутствия-отсутствия сотрудников на рабочем месте, при постановке задач и поручений могут и убедится в отсутствии пересечений и накладок в графике. Изменения в графике позволяют контролировать и делать расчеты надбавок часы, отработанные сверх оговоренного графика, в выходные или праздники. При необходимости графики легко корректируются сотрудниками наделенными правами администратора, например, руководителем производства.

Посмотрим, как это работает.
Добавим отпуск для сотрудника. Руководитель получает оповещение в живую ленту и задачу рассмотреть заявление, убедится, что отпуск сотрудника не совпадает по времени с отпусками других работающих и не помешает работе. Он должен согласовать, утвердить, отказать или если есть необходимость перенести сроки отпуска. В задаче руководителя отображаются даты начала и конца отпуска, информация о том. кто заполнил форму. Если в качестве причины отсутствия указывается болезнь, то в задаче появились бы дополнительные данные причина болезни, что необходимо и в какие сроки необходимо выполнить и кто подменит отсутствующего.

Допустим мы забыли или не знаем, что наш сотрудник находится в отпуске и попробуем поставить ему задачу. При такой попытке система обратит наше внимание на то, что этот сотрудник сейчас находится в отпуске и не позволит дать ему поручение.

Таким образом в нашей компании организован учет отпусков, отсутствий, переработок, больничных, уведомлений, постановки задач и перераспределение ответственных

Реализованное нами решение работает на любых тарифах где есть бизнес-процессы, это начиная с CRM+ и выше.

Вернуться к кейсам