Кейс дня "Гибкое управление справочниками полей CRM с помощью универсальных списков в Битрикс24 CRM"

В карточках корпоративного портала нашего Заказчика – «Компания» и «Сделка» применяются обязательные системные и дополнительные поля тип списки. В этих полях содержится информация о сфере деятельности клиентов и названия проводимых мероприятий. Информация, содержащаяся в списках, не статична и требует постоянного добавления по мере расширения сферы деятельности и увеличения спектра предлагаемых услуг.

Заказчик обратился к нам с просьбой записать видео-инструкцию для сотрудников компании отвечающих за внесение дополнений в списки.

Записать стандартную видео-памятку о том, как:
  • Как наделить одного или нескольких сотрудников, закрепленных за этим поручением, правами администратора к модулю CRM
  • Как войти в глобальные настройки Битрикс24 и внести правки в список справочника
  • Как войти в настройки шаблона бизнес-процесса, открыть редактирование поля и внести изменения и дополнения
  • Как ограничить возможности сотрудников только в рамках этого поручения и исключить возможность доступа к остальным сущностям, к удалению, экспорту и импорту.

Неприятные моменты:
  • Выбор нескольких значений – является неразрешимой задачей.
  • Количество администраторов на портале ограничено, а заказчик намерен предоставить доступ почти 10 сотрудникам.
  • Администратор автоматически получает полный доступ к системе, редактированию, удалению, импорту и экспорту не совсем желательно.
  • Сотрудник наделенный правами администратора может случайно «затереть» программу, он может отсутствовать на работе или уволится.
  • И еще много других скрытых негативных моментов.

Наше решение:
  • Созданы два универсальных списка.
  • Доступы к ним предоставлены всем только для чтения, а полномочным сотрудникам чтение и добавление.
  • Количество полномочных сотрудников не ограничено и определяется внутренним регламентом компании.
  • В каталогах Контакты и Сделка созданы по одному дополнительному полю обязательному, множественному , тип строка для связи со списками.

Как работала старая версия и как добавлялись новые значения:
  • Карточка «Сделка» дополнительное поле «Мероприятие», тип поля список, в списке 3 элемента, есть возможность выбора только одного значения.
  • Чтобы внести изменения и добавить новые названия мероприятий сотруднику с правами администратора нужно войти во вкладку CRM, во вкладки настройки, управление сущностями, открыть поля сделки, найти поле «Мероприятие» и в режиме редактирования добавить новые значения, сохранить значения и выйти из системы.
  • Карточка «Контакт» системное поле «Сфера деятельности», список, 16 элементов, есть возможность выбора только одного значения.
  • Чтобы внести изменения и добавить новые варианты значений сфер деятельности сотруднику с правами администратора нужно войти во вкладку CRM, во вкладки настройки, справочники, выбрать «Сферу деятельности» и в режиме редактирования добавить новые значения, сохранить значения и выйти из системы.

Как работает новая версия на универсальных списках:
  • Карточка «Сделка» дополнительное поле «Мероприятия», тип поля строка, множественное значение, количество записей в списке не ограничено, есть возможность одновременного выбора нескольких значений.
  • Новые значения легко добавляются в списки всеми полномочными сотрудниками, например, начальниками отделов, Генеральному директору и его заместителям. Персональный доступ к спискам и права настраиваются администратором один раз и при необходимости могут быть пересмотрены. Доступ к спискам осуществляется по прямой ссылке или вкладке основного меню Битрикс24. Открывается новая карточка и создается новое значение. Доступы к другим модулям CRM исключены.
  • Аналогично работает список в поле «Сфера деятельности 2.0» в карточке «Компании».
  • Значения этих полей доступны для всех видов фильтрации, отчетов и сквозной аналитики.
  • Старые поля, сущностей «Сделки» и «Компании», которые применялись до обновления программы больше не используются. В дальнейшее в них отпадет необходимость. Они сохранены только по причине того, что в базе данных есть хранятся старые сделки где они использовались. Эти поля мы делаем невидимыми и сохраняем обновленную единую форму карточек для всех сотрудников компании.

Вернуться к кейсам