Кейс дня "Генерация договоров, счетов и актов в 1 клик в Битрикс24 CRM"

Разберемся последовательно и по шагам как настроить генерацию документов и обсудим технические особенности.

Откроем корпоративный портал и создадим две тестовые сделки для клиента «ООО» и «ИП».

ВАЖНО документы и договора, которые готовятся для клиентов с разной формой собственности «ООО» и «ИП» имеют некоторые отличительные особенности, которые необходимо учитывать в работе.

Заполним ключевые и обязательные поля сделок. Работа роботов, которая автоматически начинает выполнятся в фоновом режиме в нашем примере не рассматривается.

Необходимым условием для правильной генерации типового Договора, счета и акта является заполнение обязательных полей:

  1. Содержащих информацию о номенклатуре и количестве продаваемых товаров или оказываемых услуг. Заходим в раздел сделки – выбрать и добавить товары из списка или занести новые.
  2. Сведения о компании клиента с заполненными регистрационными и банковскими реквизитами. Выбор компании из каталога «Компании» или быстрое создание новой осуществляется штатными интуитивно простыми действиями в карточке «Сделка».
  3. Заполним поле ИНН компании, штатный функционал Битрикс24 проводит поиск остальных полей из справочника ФНС. Сведения о юридическом адресе, генеральном директоре и другие параметры организации автоматически будут перенесены в соответствующие поля карточки.
  4. Сведения о банковских реквизитах компании заполняются вручную.

ВАЖНО. При выборе или добавлении компании правильно указать ее форму собственности. В нашем примере активируем форму «Организация ООО». Дальше система предложит заполнить типовую форму.

РЕКОМЕНДУЕМ:

  1. Обязательное поле, содержащее сведения о ФИО генерального директора компании по-умолчанию, заполняется программой заглавными буквами. Так как значение этого поля будет нами использоваться для автоматической подстановки в шаблоны документы, то для красоты и единообразия написания нужно сразу привести написание ФИО к единому привычному стандарту «Фамилия Имя Отчество».
  2. Информацию из поля «Сокращенное название организации» скопировать и вставить в обязательное поле «Название» и в поле карточки раздела о компании «Название компании». Информация из этих полей также будет нами активно использоваться при генерации шаблонов документов.

Если Вы используете разработанное нами приложение "Автоматическое заполнение реквизитов компании INN.FIX4.ORG", то приведение полей к единому стандарту и обновление содержимого полей осуществляется автоматически без участия менеджера.

Дальше сгенерируем счет для нашего клиента.
Генерация счета осуществляется системой сразу после активации кнопки «СЧЕТ» расположенной в правом верхнем углу экрана.

Карточка счета содержит связи и информацию о сделке, порядковом номер счета, информацию о товарах и услугах, сведения о компании и контактах заказчика.
Быстрый переход в любую сущность, связанную в единую систему Биртис24 возможен по прямой ссылке непосредственно в открывшейся карточке.

Обширное меню предоставляет широкий выбор действий. Например, скопировать и отправить клиенту ссылку на счет, функции копирования, редактирования, печати, отправки документа электронной почтой…
Готовый счет представляет собой стандартный документ с заполненными полями, заверенными подписью и печатью организации.
При отправке счета клиенту средствами электронной почты, система автоматически готовит письмо, вкладывает в него счет в формате PDF и отправляет по адресу указанному карточке компании или контакта.

ВАЖНО. Чтобы письма менеджеров были персональные в CRM Битрикс24 подключите почту у каждого сотрудника.

Давайте сформируем договор с клиентом.

В карточке сделки откроем вкладку «ДОКУМЕНТ», тут хранятся подготовленные разновидности шаблонов Актов и Договоров.
Для примера создадим договор с «ООО». Система автоматически начинает создавать на экране договор, процедура обычно занимает около 20 секунд.

Готовый договор можно скачать в формате doc или pdf. Открываем и читаем Договор. Номер Договора соответствует нумератору данного типа документа (или можно заменить на Номер сделки), дата Договора соответствует дате генерации документа, во все соответствующие поля система автоматически подставила поля из сущностей Сделка, названия, ФИО и реквизиты из справочников Контакты и Компания клиента и реквизиты нашей компании.

Приложения сгенерированного Договора заполнены данными из раздела товары карточки, заполненной нами сделки. Система предлагает нам широкий выбор возможностей работы, вывода, корректировки, распечатки, отправки документа, сохранения публичной ссылки.

При необходимости документ может быть заверен подписью руководителя и печатью компании. Информация и прямая ссылка на документ сохраняются в информационном поле карточки сделки и списке документов.

Генерация других документов, например, Акт происходит аналогично процедуре создания Договора.

ПРАВКИ И ЗАМЕНА КОМПАНИИ В ДОГОВОРЕ?
Достаточно в карточке сделка в режиме редактирования заменить кампанию клиента и заново запустить генерацию документа.

ВАЖНО. Если соединить Битрикс24 и 1С в таком варианте работы обмен и обновление документами осуществляется автоматически.
Т.е. созданные счета из Битрикс24, выгружаются в 1С.

Акты выписываются в 1С и сохраняются в Битрикс24.

Номенклатура в Товары.

Любое внесение изменений и связи отслеживаются системой в автоматическом режиме.

При работе с клиентом в формате «ИП», заполнение карточки сделки и реквизитов клиента происходит по описанной выше схеме.

Ключевым отличием работы с «ИП» является то, что реквизиты ИП содержат другой набор обязательных полей, что естественно автоматически меняет форму, внешний вид и некоторые пункты генерируемых документов Договора, Акта и счета.

НАПОМИНАЮ. Штатный модуль Битрикс24 в отличии от разработанного нами приложения при заполнении поля ИНН не производит автоматического заполнения полей карточки компании ИП в красивом формате и не заполняется раздел фактический адрес.

Мы рассмотрели пример как на практике решается вопрос автоматической генерации документов по готовым шаблонам.

ВАЖНО генерацию счетов необходимо осуществлять не как документ, а как отдельную сущность. Это условие позволяет в дальнейшем интегрировать счета из Битрикс24 в 1С с организацией процедуры автоматического обмена данными.

КАК ДОБАВЛЯТЬ И ВНОСИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В ШАБЛОНЫ

В вкладке документ есть пункт –«Добавить новый шаблон». Этот пункт открывает меню для просмотра готовых шаблонов, добавления новых, изменения и корректировки уже существующих. Шаблоны можно скачать на диск, внести в них изменения и вернуть обновленную версию.

Процедура подготовки шаблонов к работе — это достаточно скрупулёзная работа, требующая знаний внутреннего устройства взаимосвязей полей и сущностей в документах Битрикс24, аккуратности и времени. Каждый договор содержит достаточно большое количество переменных полей, которые необходимо при первичной настройке шаблона описать, найти и вставить (шот теги) в нужное место документа. Список доступных для динамической подстановки значений полей (из несколько тысяч) доступен с помощью кнопки «шестеренка» вкладки «Документ» в любой карточке сделки. В зависимости от сложности и размера шаблона процедура подготовки одного документа у подготовленного специалиста занимает от одного до нескольких дней.

Вернуться к кейсам