Кейс дня "Автоматический расчет валовой прибыли студии в Битрикс24, обновление отчета"

Продолжаем тему: Как работает модуль финансовой отчетности в digital-агентстве, в котором ключевой статьей расходной составляющей любой сделки является интеллектуальный труд измеряемый в затраченных человеко-часах.
Отвечаем на вопросы, которые мы получили после публикации предыдущего видео и обсудим изменения и улучшения внесенные в модуль:

Рассмотрим и оценим данные отчета в старой форме по проекту:
  • Вся сделка условно разбита на 4-ре этапа.
  • Почему в нашем примере рентабельность 2 этапа сделки равна -67,04%? Когда система показывает 7090 руб. прибыли.

В рамках договора на проект и сопутствующие задачи было заложено определенное количество часов на работу и ставка для исполнителей.

По смете наши затраты на 2-ой должны были составить 56000, а фиксированная стоимость для клиента оценена в 100000 рублей. Валовая прибыль проекта должна была составлять 44000 рублей и рентабельность должна была быть положительной.
По факту затраты компании превысили расчетную и составили 93000. В результате неправильной оценки трудоемкости проекта, планируемые траты были превышены, а валовая прибыль из прибыльной стала убыточной. – 67,04% убытка отражает величину ошибки расчета на сколько неверно были оценены и занижены реальные траты на выполнение данного этапа. Данная цифра отображает неверно рассчитанное количество часов необходимое на выполнение работы или завышенную ставку нормо-часов для исполнителей.

В результате, в реальный цифрах, остаток составил 7090 рублей, а с учетом затрат на 1-й этап фактически равен нулю.

Учтя замечания заказчика и комментарии зрителей, мы внесли изменения в названия столбцов и вывели больше данных в таблице отчета.

Рассмотрим как изменилась форма:
Столбцы:
  • Валовая прибыль по сделке
  • Фактическая рентабельность
  • Итоговая себестоимость сделки
  • Плановая рентабельность
  • Фиксированная цена в договора
  • Расчетная стоимость за работу исполнителей (плановое время заложенное на проект)
  • Стадия сделки
  • ID сделки

Читаем данные в таблице:
  • Этап сделки 2
  • Расчетные траты на проект 56100 руб.
  • Клиент оплатил 100 800 руб.
  • Плановая рентабельность 44.35%
  • Фактическая себестоимость составила 93710 руб. (реально затраченное время специалистами на проект умноженное на часовую нормо-ставку)
  • Рентабельность проекта на этом этапе составила 7.03% или 7090 руб.

Полученные данные свидетельствуют о том, что на этапе расчета проекта была допущена грубейшая ошибка в оценке затрат и в ожидаемой прибыли. Возможной причиной такого результата является ошибка планируемого времени, высокая ставка исполнителей, недостаточная квалификация исполнителей, которая не позволила им уложится в выделенное время или нецелевое использование рабочего времени.

Конечно в рамках большого и сложного проекта могут быть допущены ошибки или предоставлены скидки и бонусы клиенту по оплате. В рассмотренном примере рентабельность этого этапа проекта составила менее 10%, что ниже рекомендуемого экономического барьера.

Результаты 3-го этапа несколько сглаживают картину и показали прибыль равную 31 140 рублей.

Но результаты 4-го этапа показывают насколько велика была совершена ошибка в расчетах времени заложенного на выполнение этого этапа. Вместо планируемых 178400 рублей, затраты на проект составили 432718 рублей. В результате валовая прибыль ушла глубоко в минус -254318 и проект стал провальным. Компания на этом проекте не только не заработала, но и за счет своих средств оплатила сотрудникам разницу реальной стоимости проекта, недополученную от клиента.

Вопрос №2:
Откуда берутся магические числа в отчет, как они учитываются и как проверить их корректность?

Откроем любую сделку:
  • В каждой сделке зоны ответственности и поставлены задачи сотрудникам, которые принимают участие в проекте.
  • Локальные расчеты времени, затраченного на выполнение задач проекта ведутся и хранятся в универсальном списке, обрабатываются и возвращаются в основную сделку для итоговых расчетов.
  • В универсальном списке каждой типовой задаче задается промежуток времени и сравнивается с фактически затраченным временем.
  • Разница времени умноженная на плановые и фактические нормо-часы служит основой для дальнейших расчетов и позволяет делать общие выводы о рентабельности работы всех сотрудников и в частности на каждом этапе проекта.
  • Ставки нормо-часов работы специалистов разных направлений заносятся в вписки из справочника договоров сотрудников и зависят от категории и сложности работ, а также их квалификации.
  • Справочник договоров с сотрудниками содержит так же служебную информацию, логины, пароли, доступы, в нем происходят пересчеты расходов компании на их содержание, обеспечение работы и выплату заработной платы и вознаграждений. В общих расчетах участвуют коэффициенты эффективности работы специалистов.
Детали и логику расчетов в справочниках мы рассмотрим в следующих видеороликах.

Вернуться к кейсам