Кейс дня "Автоматический расчет Валовой прибыли digital агентства в Битрикс24"

На реальном примере работы агентства продемонстрировать возможности учета движения денежных средств (ДДС) компании, которая оказывает услуги клиентам, в которой основания затратная часть составляет стоимость измеряемая затраченными человеко-часами.

Львиная доля предоставляемых услуг рассматриваемого агентства - это разработка веб-сайтов и графический материалов для клиентов.
Стоимость каждой сделки зависит от количества времени, затраченного на проект, количества сотрудников и цены одного часа работы специалиста.

Например, группа специалистов работает над проектом Интернет-магазина.
В проекте принимают участие несколько человек разных специальностей. На исполнение типового проекта отпущено 100-150 часов.
Чтобы получить реальные экономические данные по этому проекту и рассчитать его рентабельность:
  • Необходимо учесть и посчитать сколько времени затратил на проект каждый специалист
  • Умножить это время на себестоимость 1 нормо-часа
  • Учесть все сопутствующие расходы (налоги, заработную плату, на содержание офиса, услуги связи, бухгалтера и т.д.
  • Чтобы рассчитать итоговую валовую прибыль проекта - нужно из суммы оплаченной клиентом вычесть все затраты на проект.

Рассмотрим графическую форму отчета, отображающего экономические показатели проекта по разработке сайта, в режиме реального времени.
Проект условно разделен на 4 основных этапов – стадий:
  • PreSale (Время на встречу с клиентом, подготовку презентации, разработку коммерческого предложения, обсуждение базовых вопросов…) Клиент за это время не платит, но его необходимо учесть как траты при расчете валовой прибыли и определения рентабельности проекта.
  • Дизайн (разработка, привлеченные сотрудники: менеджер, дизайнер)
  • Верстка
  • Интеграция

Каждый этап может содержать несколько под-этапов.
Чтобы наглядно видеть экономику всего проекта в целом рассмотрим только главные этапы.

На 1 этапе PreSale, создается сделка и задачи всем привлеченным специалистам.
Учитывается время потраченное на каждую задачу. На этом этапе все расходы несет компания разработчик проекта. В нашем примере они составили -6 347 руб. Затраты клиента = 0.

Обладание этой важной информацией уже на первоначальном этапе позволяет руководителю проекта:
  • Оценить реальность событий и принять решение о целесообразности продолжения работы
  • Подумать и согласовать итоговую сумму, которую необходимо выставить клиенту

На 2 этапе Дизайн (работа менеджера и дизайнера) затраты составили 75 000 рублей при бюджете на эту статью 100 000.
Система автоматическом режиме каждые 5 минут производит расчеты и пересчеты всех трат, рентабельности и выводит значение валовой прибыли рентабельность как по этой конкретной сделки так и всех задач по сделкам компании. В нашем примере валовая прибыль составляет 31 000 рублей.
На этапе верстки видим что зафиксированная договором цена составляла 100 800 рублей, а по факту наши затраты составили 93 710 рублей, в результате прибыль этого этапа 7000 руб. Это значение не является «чистым» значением, так как еще не полностью учтены все прямые расходы и свидетельствует о том, что что и на этом этапе компания ничего не заработала.
Последний этап сделки вообще выглядит ужасающим. Траты на этап равны 432 000 рублей, в Договоре на эти работы было запланировано 178 000, в итоге разница между планируемым доходом и реальными расходами составила минус 254 000 убытков для компании.
Как только падает рентабельность или худший вариант мы уходим в минус, менеджер и его руководитель получают об этом уведомление. Уведомление служит основанием для принятия экстренного решения для исправления сложившейся ситуации.
Итоговые отчеты о состоянии всех сделок доступны для просмотра и анализа для руководителя компании и руководителей отделов
В рамках финансового отчета, менеджер практически не участвует, все что нужно роботы системы делают сами. О том каких правила должен соблюдать менеджер мы расскажем в следующем видео.
Отчеты в виде графиков и таблиц с реальными цифрами значений валовой прибыли по каждой сделке и общим итогом всех сделок компании будут доступны всем заинтересованным лицам в пределах из прав.

Каждая сделка может быть детально проанализирована по параметрам:
  • Учет времени по задачам
  • Кто ответственный, кто исполнитель
  • Количество и время коммуникаций с клиентом
  • Определено место провала

Для правильной работы системы:
  • Важно правильно заводить сделки
  • Правильно создать и заполнить справочник сотрудников и себестоимость часа их работы (нормо-час). Применяемые нами формулы позволяют с точностью до 90% определять стоимость услуг каждого сотрудника любой компании.
  • Правильно оценить и указать цену за которую мы продаем услугу клиенту


В следующем видео мы покажем, как правильно создавать, корректировать и вести сделки для получения в автоматическом режиме правильного финансового отчета.

Вернуться к кейсам