Кейс дня "Автоматическая отправка sms уведомление о готовности заказа в Битрикс24"

ВИДЕООТЧЕТ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ:
Компания оказывает посреднические услуги по оформлению и выдаче пропусков для въезда в режимные зоны и объекты города Москва.

  • Менеджер по каждому заявлению клиента, создает в CRM сделку и ведет ее по статусам до логического конца по воронке обработки продаж.
  • После начала работы в соответствии с регламентом по графику или в связи с изменением статуса оформления пропуска клиенту отправляются SMS уведомления для информирования о состоянии дел.
  • Время отсчета старта для графика рассылки уведомлений начинается с момента передачи подготовленного пакета документа в разрешительные органы.
  • Обычно процедура согласований и изготовления пропуска занимает 15 рабочих дней.

По графику роботами в автоматическом режиме осуществляется рассылка уведомлений:
  • Первое оповещение направляется клиенту через 5 рабочих дней, оно содержит информацию об отсутствии проблем и о том, что работа над пропуском идет в согласованном порядке.
  • Второе сообщение отправляется на 11 день,
  • Третье на 16-тый.

Как это работает?
  • Открываем корпоративный портал, тестовую сделку.
  • В режиме отладки действующего проекта, для избегания помех в работе сотрудников компании, мы включаем и используем тестовую ветку, которая работает только с сотрудником, осуществляющим настройку и тестирование. Для включения ветки он просто указывает себя в карточке сделки ответственным.
  • По сценарию мы оформляем заказчику годовой пропуск. Имитируем начало оформления документов и переводим статус сделки в Годовой пропуск.
  • С этого момента начинается отсчет дней с момента старта, и робот начинает согласно сценарию отправлять уведомления.
  • • Для тестирования (на действующем и рабочем портале) запускаем работу робота вручную. В режиме запуска бизнес-процесса БП (Тест мод.авто sms рассылка).
  • Тестовую сделку мы создали сегодня, в поле сделки «Дата подачи» вносим дату.
  • В работе над бизнес процессом для удобства тестирования вместо действия «Пауза» мы используем задачи. В нашем примере, первая пауза имитируется Задачей пауза 5 дней. Закрываем задачу, считаем, что период ожидания окончен. На экране менеджера мы видим уведомления от робота с расчетами всех контрольных дат и информацией для менеджера от том, что через 24 часа клиенту будет оправлено очередное сообщение следующего содержания.
  • 1 сообщение содержит информацию о том, что ожидаемая дата готовности пропуска назначена на 3 сентября.
  • Одновременно менеджеру поручается задание ознакомится с сообщением, при необходимости внести в него корректирующие правки и принять решение направлять ли это сообщение клиенту или нет.
  • Если решение менеджера – отправить сообщение, он активирует клавишу отправить и через 24 часа сообщение будет отправлено клиенту.
  • Если он его проигнорирует, то через 24 часа задание будет закрыто роботом, а сообщение автоматически отправлено клиенту.
  • Если менеджер пример решение о том, что сообщение необходимо не отправлять, то автоматическое оповещение клиента в рамках этой сделки будет прервано.

Где «лежит» задание для менеджера?
  • Главное меню, левый столбик, раздел «Бизнес-процессы» - о новом задании напоминает активный счетчик, в примере это цифра 1.
  • Результат принятого менеджером решения и отправленное сообщение клиента будут зафиксированы и записаны в информационном поле сделки. Копия отправленного сообщения будет привязана к карточке клиента.
  • Следуя сценарию, после отправки первого сообщения система выдерживает очередную паузу в 5 рабочих дней для второго сообщения и следующие 5 дней для третьего.
  • Менеджеру за сутки до контрольной даты отправки очередного сообщения клиенту, ставится новое задание и отправляется уведомление о необходимости принять решение об отправке SMS сообщения. Алгоритм действий менеджера такой же, как и при работе с заданием №1. Расчетное время отправки второго сообщения через 10 рабочих дней, а третьего через 15 дней с момента даты принятия документов в работу.
  • Настройка рабочих дней компании осуществляется в общий настройках портала, в главном меню (левый столбик) в разделе настройки. В соответствующем поле необходимо указать рабочие дни, часы и праздничные дни в году.
  • В тексте 3-го сообщения вместо конкретной фиксированной даты из соображений перестраховки мы информируем клиента о том, что его пропуск будет готов через 1-2 дня. Это сделано чтобы иметь резерв времени, если по каким-то не зависящим от нас причинам произойдет непредвиденная задержка.
  • Как отрабатывает бизнес-процесс в случае если при оформлении пропуска что-то пошло не так и менеджер принял решение отклонить отправку SMS сообщений?
  • Запустим БП у ручную и от лица менеджера отклоним отправку сообщения.
  • Система прервет дальнейшее выполнение БП отправит менеджеру сообщение о том, что автоматическая отправка SMS сообщений по сделке прервана и дальнейшее оповещение клиента возможна только лично менеджером.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ:
  • По техническому заданию заказчика был разработан бизнес-процесс, который отсчитывает рабочие дни и отправляет SMS сообщения в 9-00 указанного в графике дня клиенту.
  • Менеджер контролирует график отправки и при необходимости может принять решение о прерывании процесса оповещения клиента.

Вернуться к кейсам