Что такое роботы и триггеры CRM, Примеры настройки в Битрикс 24

Роботы в задачах – это последовательность действий, которая автоматически выполняется при переходе задачи в указанную стадию.
Триггеры в задачах –это конкретное действие или ситуация, например просрочка задачи. Как только эта ситуация наступает, задача перейдет в нужную стадию. И уже на нужной стадии срабатывает настроенный Робот.

Примеры из практики:
  • В CRM поставлены задачи по группам, посчитать количество посещений тренировок спортсменами.
  • Для каждой тренировки ставится одна конкретная задача тренеру – провести по графику занятие.
  • Задачам по многочисленным шаблонам автоматически присваиваются типовые Названия.
  • Клиенту, для удобного отображения данных, фильтрации и поиска на мобильных телефонах, потребовалось к Названию задач добавить день и месяц проведения тренировки.
  • Чтобы не вносить правки в 160 шаблонов, разбросанных по нескольким бизнес процессам, были применены Триггер и Робот, которые автоматически вносят изменения в созданные разными шаблонами названия задач.


Задача №1 Внести автоматические правки в названия задач.
Сценарий работы:
  • Выбрать группу (проект) в левом столбце рабочей панели Битрикс 24
  • Открыть вкладку задачи группы (Горизонтальная лента)
  • Включить режим просмотра задач Канбан
  • Добавим новые стадии задач и внесем изменения в существующие
  • Измененные и дополненные Стадии типовой задачи
     Новая
     Изменить название задачи
     Не пришел
     Пришел 

Шаг №1 - Активизировать Роботы:
  • Настройка роботов
  • Добавить Робот 1 Стадия Новые
  • Для сотрудника
  • Сменить стадию
  • На Изменение названия задачи
  • Сохранить изменения
В результате все новые задачи будут автоматически попадать в стадию – Изменение названия задачи.


Шаг №2 - Активировать раздел Роботы:
  • Настройка роботов
  • Настройка робота в статусе задачи – Изменить название задачи
  • Добавить Робот 1- Изменение Задач
  • Выбор из списка – для сотрудника
  • Когда выполнить
  • При каких условия
  • Выбрать поле, с которым планируется работать (в нашем примере = ТЕГИ)
  • Выбираем с помощью помощника … (3 точки) поле – крайний срок
  • Вставляем значение поля в функцию выделения нужной части информационного поля Дата крайний срок, состоящей из 10 символов, значения число и месяц, 5 символов, это первые интересующие нас 5 символов.Таким образом из даты 07.02.2019 выдергиваем и оставляем значение 07.02
  • Добавить Робот 2- Изменение Задач
  • Выбор из списка - для сотрудника
  • Когда выполнить
  • При каких условия
  • Выбрать поле с которым планируется работать (в нашем примере = Название)
  • Выбираем с помощью помощника … (3 точки) поле – Название и Теги = (значение вырезанной даты)
  • Сохранить изменения

Тестирование роботов:
  • Задачу из стадии Новые мышью переносим в стадию – Изменить название задачи
  • Наблюдаем работу роботов –Задаче присвоено новое название в котором добавилась дата 07.02
  • Роботы работают правильно
  • Все вновь созданные задачи автоматически переходят в стадию Изменение название задачи и получают приставку в виде даты и месяца


Задача №2 проекта – перевести статусы задач в которых спортсмены не пришли на занятия.
Сценарий работ:
Все не закрытые задачи по истечении крайнего срока автоматически переводятся в статус – отложенные, им присваивается общий статус Не пришел и подсчитывается сумма пропусков всеми спортсменами. Тренер отмечает и закрывает задачи провести тренировку только присутствующим спортсменам.

Активировать раздел Роботы:
  • Настройка роботов
  • Настройка робота в статусе задачи –Не пришел
  • Добавить Триггер 1 - Сменить статус на просрочена
  • Добавить Робот 1 - Изменить статус задачи
  • Выбор из списка – Отложенная

Возможное продолжение проекта: 
Новый робот напишет уведомления родителям, о их ребенок – спортсмен не был на занятии.

Вернуться к кейсам