Быстрое и эффективное управление задачами в Битрикс24

Задачи - это ключевой, большой и сложный модуль Битрикс24.


Задачи - это поручения, которые поставлены перед нами руководством, коллегами, партнерами или мы ставим себе лично, своим подчиненным или сотрудникам компании в соответствии производственной необходимостью.

Задачи требуют контроля постановщика и выполнения исполнителем в заданные сроки с необходимым качеством.

Где живут Задачи?
Доступ к задачам и проектам осуществляется из главного левого меню "Задачи" корпоративного портала.

Фильтры?
Верхняя горизонтальная линейка содержит ключевые фильтры:

  • «Делаю» (я исполнитель),
  • «Поручил» (я постановщик)
  • «Наблюдаю» (я контролер)
  • «Руковожу» (я руководитель отдела)

Если я руководитель, то эта вкладка открывает мне все задачи моего отдела, всех сотрудников которыми я руковожу.

Здесь я могу видеть, статусы, править, комментировать эти задачи, оценивать их эффективность.

Откроем раздел «Делаю». Отображение задач на экране можно задать несколькими способами, каждый выбирает ту форму, в которой ему удобнее работать.

Вид отображения экрана задач.
  • Список, который, напоминает привычную форму электронной таблицы Excel.
  • Гант (классическая диаграмма отображающая задачи и их последовательность)
  • Календарь (календарная сетка)
  • Мой план (крупные перетаскиваемыми блоки задач, расположенными в виде столбиков)
  • Сроки (вкладка нового обновления Битрикс24 с крупными перетаскиваемыми блоками задач, расположенными в виде столбиков по принципу «Мой план» с возможностью добавления новых колонок и автоматического распределения задач согласно описанным правилам).

В настоящее время отображение задач на экране в виде «Сроки» является наиболее удачным, удобным и прогрессивным. Оно отображает и располагает все задачи по ключевому параметру по обязательному сроку исполнения.

В нашем примере они настроены так:

  1. Просрочены
  2. На сегодня
  3. На этой неделе
  4. На следующей неделе
  5. Больше 2-х недель
  6. Без срока


Все задачи на нашем портале для сотрудников автоматически распределяются по колонкам слева на право.

В первую очередь система предлагает менеджеру выполнить просроченные и почти просроченные задачи, затем задачи на сегодня.

Абсолютно не важно в каком отделе и кем работает сотрудник в отделе продаж или на производстве. Он видит весь объем работ, которых ему необходимо выполнить. Он обязан в течение рабочего дня сосредоточить все свои усилия на выполнении задач из первых двух колонок (просрочены и на сегодня).

Такой подход позволяет гарантировано соблюдать производственный график и эффективно планировать работу свою, отдела и предприятия на некоторое время вперед, а также недели месяцы или даже года.

При открытии вкладки «Сроки» важно обратить внимание на строку в которой включаются фильтры по-умолчанию. При первом включении там обычно включен фильтр – только делаю.

Я рекомендую добавить в фильтр параметры делаю, выполнение и выполняется, тогда на экране будут отображаться все задачи, с которыми Вы конкретно непосредственно должны отработать.

Для сравнения откройте отображения экрана, например «Список» и сравните с экраном «Сроки». В списке для быстрой ориентации так же было необходимо включать фильтры, сортировать задачи по срокам, можно найти и выделить любую задачу, но варианте «Сроки» особенно при большом количестве задач, информативность более наглядная, а способ изменения сроков выполнения и изменения очередности более удобен и осуществляется манипулятором мышь.

Руководитель отдела, при переходе на задачи своих подчиненных, так же может использовать отображение экрана в виде «Сроки», на экране все задачи отдела будут отсортированы и расположены в хронологическом порядке, самые скоропортящиеся задачи расположены в верхней части колонки. Теперь руководителю достаточно одного взгляда, чтобы оценить состояние, количество дел и своевременность исполнения задач.

Вернуться к кейсам