Бизнес-процессы на списках - авто удаление связанных задач + WebHook

Аннотация:
  • Управление, контроль перевозок для нужд Московской типографии и доставка готовой продукции клиентам осуществляется с помощью универсального списка Битрикс24.
  • По итогам эксплуатации, заказчик обратился с просьбой доработать приложение и внести изменения упрощающие работу менеджеров отдела логистики.

Действующая схема:
Менеджер:
  • Открывает карточку новой заявки
  • Заполняет обязательные поля (Название, пункты отправления и доставки, дату, сроки, цель, средство доставки, пакет документов…)
  • Робот обрабатывает информацию, запускает бизнес-процесс и согласно выбранному сценарию ставит задачи всем ответственным сотрудникам за исполнение данного задания
В случае если выясняется, что при заполнении заявки была совершена ошибка или возникла необходимость внести изменения в карточку доставки штатная процедура предусматривает следующую последовательность действий.
Необходимо открыть карточку заявки (при наличии соответствующих прав администратора или обратится к администратору), остановить и удалить действующий бизнес-процесс, удалить всю цепочку поставленных сотрудникам задач. Внести изменения в карточку и запустить повторно в ручную новый бизнес-процесс.


Оптимизированная схема:
  • В карточку доставки добавлено дополнительное поле - статус БП (список - В работе (изм.), отменен, удален)
  • При первом сохранении карточки Доставки полю по умолчанию присваивается статус – В работе (изм.)
  • Доступ к этому полю и возможность редактирования открывается при необходимости внесения изменений карточки – доставки.
  • В зависимости от конечной цели с для которой менеджер повторно вошел в карточку, выбирается необходимы статус, который после редактирования и закрытия карточки запустит нужный бизнес-процесс.

Предусмотрены следующие сценарии работы Роботов и варианты логики БП:

  1. Если менеджеру нужно внести изменения в любое поле карточки, обновить и продолжить выполнение заказ на доставку.
    То, в этом случае, произойдет обновление содержимого полей карточки, будет остановлен действующий (стартовый) бизнес-процесс, будут остановлены и удалены все исполняющиеся и невыполненные задачи. Все ответственные сотрудники и наблюдатели получат уведомления о том, что задание остановлено и в карточку доставки внесены изменения и им поставлены новые задачи.
    В название этого задания в списке – появится приставка - В работе (изм.) для дополнительной ориентации исполнителям, что в техническом задании произошли изменения.

  2. Если менеджер принял решение отменить оформленную доставку
    То, менеджер указывает в комментариях причину решения и меняет значение поля Статус БП – на Отмена. В этом случае произойдет обновление содержимого полей карточки, будет остановлен действующий (стартовый) бизнес-процесс, будут остановлены и удалены все исполняющиеся и невыполненные задачи. Все ответственные сотрудники и наблюдатели получат уведомления о том, что задание отменено. При этом вся информация о заказе, отмене и причинах отмены будет хранится в базе данных Битрикс24.
    В названии этого задания в списке – появится приставка - Отменено для дополнительной ориентации менеджерам, если данная запись в дальнейшем будет использована для копирования и повторного оформления заказа по заполненным ранее данным.

  3. Если менеджер, руководитель или администратор принял решение удалить оформленную доставку.
    То, меняется значение поля Статус БП – на Удалить. В этом случае будет остановлен действующий (стартовый или отклонить) бизнес-процесс, будут остановлены и удалены все исполняющиеся и невыполненные задачи. Все ответственные сотрудники и наблюдатели получат уведомления о том, что задание удалено. При этом вся информация и запись о заказе, отмене и причинах отмены будет удалена. В истории Битрикс24 будет сделана запись о том, кто, когда удалил запись о доставке из таблицы.

Результаты обновления и доработки приложения:
  • В случае редактирования карточки доставки (в рамках дозволенных прав) вне зависимости от поставленной цели и принятого решения действующие бизнес-процессы и задачи будут остановлены, удалены роботами и заново запущены.
  • Полностью исключается необходимость привлечения труда сотрудника администратора портала Битрикс24.
  • Сокращается время на внесение исправлений, обновление данных и повторную постановку задач исполнителям.

Вернуться к кейсам


>