Поступил новый заказ
Руководитель оценивает его по ряду параметров, определяет сроки готовности, силы и средства, учитывает нагрузку, наличие и занятность сотрудников, порядок и очередность работ и еще много других параметров и условий.
Вопрос:
- Можно ли делегировать если не всю, то хотя бы часть этого процесса в Битрикс24?
-
Какие возможности предоставляет Битрикс24?
-
Какие особенности, технические ограничения и подводные камни есть на пути решения этой задачи?
-
Какие методы решения мы предлагаем?
Зачем это нужно и какую цель мы преследуем?
- Освободить от рутины аккаунт-менеджеров (сотрудников Call-центра), они и руководители компании не должны постоянно перезваниваться между собой, чтобы выяснить реальную обстановку по заказам, кто над чем работает и когда освободится, сколько у сотрудников не обработанных заказов.
-
Автоматически распределять новые задания в зависимости от реальной ситуации.
-
Быстро, решительно пресекать и преодолевать предвзятое отношение сотрудников, их нежелание или отторжение при обращении «неудобных», «трудных» клиентов и заказов.
-
Иметь возможность оперативно и гибко масштабировать производство, привлекать и контролировать внешних удаленных сотрудников и партнеров для решения производственных планов, и заданий.
Наше предложение:
- Построить и отладить автоматический конвейер обработки заказов и распределения ответственных. Пусть ваши сотрудники ругаются на него, пусть он будет плохой и ужасный за то, что он назначил исполнителю новую сделку.
-
Ваш аккаунт менеджер и руководство компании будет защищено от такого потока «грязи».
Важно:
- По нашей методологии все сотрудники работают с модулем «Задачи и проекты»
-
Все задачи имеют ответственных и сроки исполнения, которые служат основой для деления их по статусам и распределения по нагрузке.
-
Система автоматически без участия человека учитывает и анализирует изменение штатной численности сотрудников всех отделов, определяет их присутствие или отсутствие на рабочем месте, проверяет наличие свободных окон в их рабочих графиках.
С чего начать?
1. Необходимо научится учитывать количество задач (проектов).
- Количество всех задач в работе.
-
Количество просроченных задач.
-
Количество закрытых задач.
-
Количество отложенных задач.
-
Количество выполненных задач, находящихся на утверждение у руководства.
2. Установить приложение FREE.FIX4.ORG
Откроем реальный портал Digital-агентства, смотрим как работает автоматическое распределение сотрудников:
- CRM, раздел сделки, стадия «Заключить договор», в списке десяток новых необработанных сделок.
-
Обычная схема прохождения сделки: Нужно заключить договор, Подписать договор у клиента, Положить копию договора на общий диск, Выставить обычный счет, QR-счет, отправить счета клиенту, дождаться оплаты счета, Получить предоплату, Дальше подключается робот автоматики, который анализирует нагрузку сотрудников и назначает исполнителя.
-
Переведя вручную сделки и статуса «заключить договор» после отработки роботов и назначения ответственных на экране в режиме «Канбан» наглядно видно, как происходит автоматическое назначение ответственных и перемещение сделок в статус «разработка запущена».
-
В рассматриваемом нами проекте в качестве примера, кроме реализованного модуля автоматического распределения исполнителей в зависимости от нагрузки предприятия реализованы роботы расчета валовой прибыли и генерации счетов с QR-кодом. Эти процессы идут параллельно основному в фоновом режиме без участия человека. О том, как работают эти модули и приложения мы подробно рассматривали в других видеороликах, которые хранятся в архиве на нашем Ютуб канале.
Важно:
- Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за заказами проверяет целый ряд параметров и также идет в фоновом режиме.
-
Этот процесс обычно занимает некоторое время и зависит от количества анализируемых параметров и загрузки портала
-
Минимальное время анализа и принятия действия системой в настоящий момент занимает около 10 минут.
Что делает приложение FREE.FIX4.ORG?
- Оно анализирует нагрузку на сотрудников
-
Выполняет ваши конкретные инструкции о том, что делать с лидами и сделками на разных стадиях
Кто может установить приложение и где оно живет?
- По умолчанию, установить приложение может сотрудник компании с правами администратора портала.
-
Приложение можно установить через маркетплейс, которое расположено во вкладке «Приложения» левого основного меню колонки корпоративного портала.
-
Найти приложение в маркетплейс можно с помощью поисковой строки если в ней набрать слова: конвейер распределение нагрузки или FREE.FIX4.ORG.
-
Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.
Настройка приложения:
- После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем его.
-
Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями
Необходимо настроить работу приложения:
- выберем сущность – Сделка или Лид.
-
назначим стадию анализа загрузки, например «разработка запущена».
-
определим поле – анализа, например – Исполнитель, возможен вариант анализа любого поля с типом привязка сотрудника, как системного, так и дополнительного.
-
Привяжем конкретных сотрудников в виде прямого указания или привязки к отделу.
-
Есть возможность исключения конкретных сотрудников.
-
Нажатая клавиша исключить без указания конкретного лица, означает автоматическое исключение руководителя выбранного отдела.
-
Опцию учета статуса дня.
-
Время – паузу обновления цикла проверок.
-
Опцию перехода сущности в другую стадию по результатам проверки.
-
Количество ограничений заданий, находящихся в работе у одного сотрудника.
Важно:
- После сохранения настроек приложение начинает работать автоматически.
-
Контроль и демонстрация нагрузки на сотрудников (информация для руководителей отдела) в режиме реального времени очень информативно отображается в режиме экрана список.
-
Вся полученная в ходе анализа информация хранится только на вашем портале.
В каких тарифах работает приложение?
- Во всех, даже бесплатных!
-
Если нужна автоматизация и использование своей сложной логики, то по сценариям, то нужны бизнес-процессы и тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).
Какие сценарии были реализованы в течение шести месяцев тестирования приложения?
- Автоматическое распределение лидов и сделок.
-
Выборочное не равномерное распределение нагрузки на конкретных сотрудников компании в зависимости от сложности и длительности задания-проекта. Например, одному рядовому сотруднику направляется десять стандартных (быстрых) сделок, а специалисту узкой специализации всего по 2 но сложных (длинные проекты).
-
Автоматическое назначение сотрудников для подпроцессов. Пример, когда сначала начинает работать сотрудник первой линии, а потом в зависимости от параметров заказ распределяется между сотрудниками бухгалтерии, доставки, производства, услуг, фрилансами…
Сколько стоит приложение?
- Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течение 30-дней
-
Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
-
Все наши приложения работают бесплатно, если вы продлеваете лицензию Битрикс24 через нашу компанию.
Что будет дальше, какие дополнительные возможности появятся скоро у приложения?
- Во всех тарифах начиная с CRM+ приложение будет учитывать график отпусков.
-
Приложение будет работать с экстранет пользователями (фрилансерами) ограниченными возможностями в облачной версии и без ограничений количества приглашенных в коробочной версии Битрикс24. Таким образом обычная коробочная версия для 12 пользователей сможет работать, например, с 100 удаленными сотрудниками.
-
Будет сокращено минимальное время цикла запуска приложения для анализа. Сейчас минимальный промежуток времени (техническое ограничение) составляет 10 минут.