Поступил новый заказ

Руководитель оценивает его по ряду параметров, определяет сроки готовности, силы и средства, учитывает нагрузку, наличие и занятность сотрудников, порядок и очередность работ и еще много других параметров и условий.

Вопрос:

1. Можно ли делегировать если не всю, то хотя бы часть этого процесса в Битрикс24?
2. Какие возможности предоставляет Битрикс24?
3. Какие особенности, технические ограничения и подводные камни есть на пути решения этой задачи?
4. Какие методы решения мы предлагаем?

Зачем это нужно и какую цель мы преследуем?

1. Освободить от рутины аккаунт-менеджеров (сотрудников Call-центра), они и руководители компании не должны постоянно перезваниваться между собой, чтобы выяснить реальную обстановку по заказам, кто над чем работает и когда освободится, сколько у сотрудников не обработанных заказов.
2. Автоматически распределять новые задания в зависимости от реальной ситуации.
3. Быстро, решительно пресекать и преодолевать предвзятое отношение сотрудников, их нежелание или отторжение при обращении «неудобных», «трудных» клиентов и заказов.
4. Иметь возможность оперативно и гибко масштабировать производство, привлекать и контролировать внешних удаленных сотрудников и партнеров для решения производственных планов, и заданий.

Наше предложение:

• Построить и отладить автоматический конвейер обработки заказов и распределения ответственных. Пусть ваши сотрудники ругаются на него, пусть он будет плохой и ужасный за то, что он назначил исполнителю новую сделку.
• Ваш аккаунт менеджер и руководство компании будет защищено от такого потока «грязи».

Важно:

• По нашей методологии все сотрудники работают с модулем «Задачи и проекты»
• Все задачи имеют ответственных и сроки исполнения, которые служат основой для деления их по статусам и распределения по нагрузке.
• Система автоматически без участия человека учитывает и анализирует изменение штатной численности сотрудников всех отделов, определяет их присутствие или отсутствие на рабочем месте, проверяет наличие свободных окон в их рабочих графиках.

С чего начать?

1. Необходимо научится учитывать количество задач (проектов).

• Количество всех задач в работе.
• Количество просроченных задач.
• Количество закрытых задач.
• Количество отложенных задач.
• Количество выполненных задач, находящихся на утверждение у руководства.

2. Установить приложение FREE.FIX4.ORG

Откроем реальный портал Digital-агентства, смотрим как работает автоматическое распределение сотрудников:

• CRM, раздел сделки, стадия «Заключить договор», в списке десяток новых необработанных сделок.
• Обычная схема прохождения сделки: Нужно заключить договор, Подписать договор у клиента, Положить копию договора на общий диск, Выставить обычный счет, QR-счет, отправить счета клиенту, дождаться оплаты счета, Получить предоплату, Дальше подключается робот автоматики, который анализирует нагрузку сотрудников и назначает исполнителя.
• Переведя вручную сделки и статуса «заключить договор» после отработки роботов и назначения ответственных на экране в режиме «Канбан» наглядно видно, как происходит автоматическое назначение ответственных и перемещение сделок в статус «разработка запущена».
• В рассматриваемом нами проекте в качестве примера, кроме реализованного модуля автоматического распределения исполнителей в зависимости от нагрузки предприятия реализованы роботы расчета валовой прибыли и генерации счетов с QR-кодом. Эти процессы идут параллельно основному в фоновом режиме без участия человека. О том, как работают эти модули и приложения мы подробно рассматривали в других видеороликах, которые хранятся в архиве на нашем Ютуб канале.

Важно:

• Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за заказами проверяет целый ряд параметров и также идет в фоновом режиме.
• Этот процесс обычно занимает некоторое время и зависит от количества анализируемых параметров и загрузки портала
• Минимальное время анализа и принятия действия системой в настоящий момент занимает около 10 минут.

Что делает приложение FREE.FIX4.ORG?

1. Оно анализирует нагрузку на сотрудников
2. Выполняет ваши конкретные инструкции о том, что делать с лидами и сделками на разных стадиях

Кто может установить приложение и где оно живет?

• По умолчанию, установить приложение может сотрудник компании с правами администратора портала.
• Приложение можно установить через маркетплейс, которое расположено во вкладке «Приложения» левого основного меню колонки корпоративного портала.
• Найти приложение в маркетплейс можно с помощью поисковой строки если в ней набрать слова: конвейер распределение нагрузки или FREE.FIX4.ORG.
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

Настройка приложения:

• После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем его.
• Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями

Необходимо настроить работу приложения:

• выберем сущность – Сделка или Лид.
• назначим стадию анализа загрузки, например «разработка запущена».
• определим поле – анализа, например – Исполнитель, возможен вариант анализа любого поля с типом привязка сотрудника, как системного, так и дополнительного.
• Привяжем конкретных сотрудников в виде прямого указания или привязки к отделу.
• Есть возможность исключения конкретных сотрудников.
• Нажатая клавиша исключить без указания конкретного лица, означает автоматическое исключение руководителя выбранного отдела.
• Опцию учета статуса дня.
• Время – паузу обновления цикла проверок.
• Опцию перехода сущности в другую стадию по результатам проверки.
• Количество ограничений заданий, находящихся в работе у одного сотрудника.

Важно:

1. После сохранения настроек приложение начинает работать автоматически.
2. Контроль и демонстрация нагрузки на сотрудников (информация для руководителей отдела) в режиме реального времени очень информативно отображается в режиме экрана список.
3. Вся полученная в ходе анализа информация хранится только на вашем портале.

В каких тарифах работает приложение?

• Во всех, даже бесплатных!
• Если нужна автоматизация и использование своей сложной логики, то по сценариям, то нужны бизнес-процессы и тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Какие сценарии были реализованы в течение шести месяцев тестирования приложения?

1. Автоматическое распределение лидов и сделок.
2. Выборочное не равномерное распределение нагрузки на конкретных сотрудников компании в зависимости от сложности и длительности задания-проекта. Например, одному рядовому сотруднику направляется десять стандартных (быстрых) сделок, а специалисту узкой специализации всего по 2 но сложных (длинные проекты).
3. Автоматическое назначение сотрудников для подпроцессов. Пример, когда сначала начинает работать сотрудник первой линии, а потом в зависимости от параметров заказ распределяется между сотрудниками бухгалтерии, доставки, производства, услуг, фрилансами…

Сколько стоит приложение?

1. Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течение 30-дней
2. Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
3. Все наши приложения работают бесплатно, если вы продлеваете лицензию Битрикс24 через нашу компанию.

Что будет дальше, какие дополнительные возможности появятся скоро у приложения?

1. Во всех тарифах начиная с CRM+ приложение будет учитывать график отпусков.
2. Приложение будет работать с экстранет пользователями (фрилансерами) ограниченными возможностями в облачной версии и без ограничений количества приглашенных в коробочной версии Битрикс24. Таким образом обычная коробочная версия для 12 пользователей сможет работать, например, с 100 удаленными сотрудниками.
3. Будет сокращено минимальное время цикла запуска приложения для анализа. Сейчас минимальный промежуток времени (техническое ограничение) составляет 10 минут.