Входные данные:
- Компания оформляет пропуска на въезд на платные магистрали и территории
- Прием обращений, контроль и выдача разрешительных документов ведется в электронной таблице формата Эксель
- У компании нет единого WEB пространства, системы учета и истории обращений клиентов
- В имеющихся файлах содержат многочисленные дубликаты и ошибки
Цель:
- Импортировать в CRM Битрикс24 все данные и сгенерировать ЛИДЫ для операторов компании
- Обновить каталог Клиенты
- Объединить дублирующие карточки Клиентов
Пример:
Подготовка файла к переносу данных
- Исходный фал (эксель) состоит из нескольких столбцов.
- Для удобного и успешного импорта необходимо провести подготовку файлов
- Присвоим имена столбцам электронной таблицы:
- Название ЛИД (служебное поле)
- Дата (срок действия), Зона (действия документа),
- Гос. Номерной знак а/м,
- № моб. Телефон,
- № служ. Телефона,
- ФИО (на кого выписан пропуск)
- Источник – «Импорт из эксель» (техническое информационное поле)
- Поле «Название ЛИДа» образуется путем операции объединения полей 2+3 (Дата окончания +Гос.№ Знак а/м), заполним это поле с помощью стандартных функций Эксель. Преобразуем поле 2 дата в текст и объединим со значением поля 3.
- Сохраним подготовленный файл в формате csv, разделители запятые.
- Проверка качества данных для импорта. Открывает подготовленный файл в текстовом редакторе, например - «Блокнот». Все пустые или заполненные служебными символами строки необходимо удалить. Если этого не сделать то система сгенерирует ЛИДы с пустыми значениями или непонятными записями вместо информации.
- Проверенный и исправленный файл нужно заново сохранить.
Перенос (импорт) данных из электронной таблицы эксель в CRM Битрикс24
- Открываем портал Битрикс24
- Открываем вкладку CRM ЛИДы
- Активируем кнопку шестеренка
- Выбираем строку импорт ЛИДов
- Выбираем подготовленный к импорту файл
- Выбираем автоматическую кодировку
- Назначаем ответственного менеджера за обработку
- Система предложит выбрать формат кодировки, выбираем читаемый, в нашем примере это Windows 1251
- Необходимо сопоставить поля, пример как это будет выглядеть в низу экрана, при необходимости выбрать подходящие в ручную или внести корректировки
- Выбрать формат обработки дубликатов (разрешить вводить, заменять, объединять, пропускать)
- Указать системе по какому набору проводить проверку на уникальность (ФИО, наз. Компании, номер телефона, e-mail). Система позволяет выбрать и настроить любую комбинацию.
- Процедура импорта информации и создание ЛИД начинается автоматически после нажатия кнопки – Запустить.
- Количество импортированных данных и создание новых ЛИДов указывается счетчиками экрана.
- Качество, полнота переноса и проверка импортированных данных осуществляется визуальным просмотром карточек ЛИД.
- Рекомендации по организации работы: проверить как работает система на небольшом файле в 3-5 строк и после проверки запускать в работу файлы любого объема.
- Если файлы большие, то их рекомендуется делить и заливать порционно.
- Объем файлов зависит от объема полезной информации, загрузки коммуникационных сетей и качества и скорости интернет соединений и оборудования.
- В случае ошибки, вся залитая или часть информации может быть удалено из CRM без каких либо последствий.
- Процедура импорта данных, корректировка или удаления требует свободных ресурсов и времени.
- Время которое занимает эта процедура напрямую связана с объемом информации.
