Вопрос дня "Как массово импортировать лиды из эксель в Битрикс24"

Входные данные:
  • Компания оформляет пропуска на въезд на платные магистрали и территории
  • Прием обращений, контроль и выдача разрешительных документов ведется в электронной таблице формата Эксель
  • У компании нет единого WEB пространства, системы учета и истории обращений клиентов
  • В имеющихся файлах содержат многочисленные дубликаты и ошибки

Цель:
  • Импортировать в CRM Битрикс24 все данные и сгенерировать ЛИДЫ для операторов компании
  • Обновить каталог Клиенты
  • Объединить дублирующие карточки Клиентов

Пример:
Подготовка файла к переносу данных
  • Исходный фал (эксель) состоит из нескольких столбцов.
  • Для удобного и успешного импорта необходимо провести подготовку файлов
  • Присвоим имена столбцам электронной таблицы:
  1. Название ЛИД (служебное поле)
  2. Дата (срок действия), Зона (действия документа),
  3. Гос. Номерной знак а/м,
  4. № моб. Телефон,
  5. № служ. Телефона,
  6. ФИО (на кого выписан пропуск)
  7. Источник – «Импорт из эксель» (техническое информационное поле)
  • Поле «Название ЛИДа» образуется путем операции объединения полей 2+3 (Дата окончания +Гос.№ Знак а/м), заполним это поле с помощью стандартных функций Эксель. Преобразуем поле 2 дата в текст и объединим со значением поля 3.
  • Сохраним подготовленный файл в формате csv, разделители запятые.
  • Проверка качества данных для импорта. Открывает подготовленный файл в текстовом редакторе, например - «Блокнот». Все пустые или заполненные служебными символами строки необходимо удалить. Если этого не сделать то система сгенерирует ЛИДы с пустыми значениями или непонятными записями вместо информации.
  • Проверенный и исправленный файл нужно заново сохранить.


Перенос (импорт) данных из электронной таблицы эксель в CRM Битрикс24
  • Открываем портал Битрикс24
  • Открываем вкладку CRM ЛИДы
  • Активируем кнопку шестеренка
  • Выбираем строку импорт ЛИДов
  • Выбираем подготовленный к импорту файл
  • Выбираем автоматическую кодировку
  • Назначаем ответственного менеджера за обработку
  • Система предложит выбрать формат кодировки, выбираем читаемый, в нашем примере это Windows 1251
  • Необходимо сопоставить поля, пример как это будет выглядеть в низу экрана, при необходимости выбрать подходящие в ручную или внести корректировки
  • Выбрать формат обработки дубликатов (разрешить вводить, заменять, объединять, пропускать)
  • Указать системе по какому набору проводить проверку на уникальность (ФИО, наз. Компании, номер телефона, e-mail). Система позволяет выбрать и настроить любую комбинацию.
  • Процедура импорта информации и создание ЛИД начинается автоматически после нажатия кнопки – Запустить.
  • Количество импортированных данных и создание новых ЛИДов указывается счетчиками экрана.
  • Качество, полнота переноса и проверка импортированных данных осуществляется визуальным просмотром карточек ЛИД.
  • Рекомендации по организации работы: проверить как работает система на небольшом файле в 3-5 строк и после проверки запускать в работу файлы любого объема.
  • Если файлы большие, то их рекомендуется делить и заливать порционно.
  • Объем файлов зависит от объема полезной информации, загрузки коммуникационных сетей и качества и скорости интернет соединений и оборудования.
  • В случае ошибки, вся залитая или часть информации может быть удалено из CRM без каких либо последствий.
  • Процедура импорта данных, корректировка или удаления требует свободных ресурсов и времени.
  • Время которое занимает эта процедура напрямую связана с объемом информации.

Вернуться к кейсам